Курсовая работа «Возникновение и развитие управленческого документа. Управление документацией в организациях проблемы истории и методологии ларин михаил васильевич Информационная инфраструктура организации

ЛАРИН Михаил Васильевич

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ: ПРОБЛЕМЫ ИСТОРИИ И МЕТОДОЛОГИИ

Специальность: 05.25.02 - «Документалистика, документоведение, архивоведение»

диссертации на соискание ученой степени доктора исторических наук

МОСКВА 2000

Работа выполнена во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела

Актуальность темы. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы "и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные

факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен несколькими факторами:

во-первых, наличием социального заказа общества, связанным с необходимостью упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления, прежде всего, государственного;

во-вторых, потребностью архивной службы России в глубокой проработке взаимосвязанных проблем документоведения и архивоведения в новых условиях для трансформации их в прикладные научные разработки;

в-третьих, возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Степень разработанности и изученности темы. Следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Лишь в отдельных ра-

ботах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства1.

Изучение работ западных специалистов показывает, что большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций (Ф. Хортон, К. Леннон, А. Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Стефенс и др.). Следует подчеркнуть, что многие ученые и специалисты неоднократно отмечали важность взаимодействия управления документацией и управления информацией в организациях, оценивая документацию как неотъемлемую составную часть информационных ресурсов организации. Исходя из такой оценки, выдвигается требование более глубокого использования новых информационных технологий в работе с документацией и включения структур управления документацией в общую инфраструктуру организаций2. Отличительной чертой исследований западных специалистов является их ориентация на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомственным хранением документов3.

Очевидно, что в России существуют свои исторически сложившиеся

1 Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985.

2 Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: Wo ist der Sand im Oetriebe? // Deutschcr Dokumentartag 1994. Proceedings, DGD, 1994, c. 11-38; Макдональд Д. Управление документами в современном учреждении. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1220 «п»; Роберж М. В эпоху информации - глобальное системное и систематизированное управление административной информацией. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1144 «п» и др.

1 Хайвз Кр. Управление документацией, информацией и архивами на фирмах. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 889 «п»; Рикс А. Делопроизводство как архивная функция. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 946 «п» и др.

традиции в сфере работы с документами, и прямое заимствование западного опыта и западных подходов невозможно. Именно этим вызвана необходимость изучения проблем эволюции отечественной документации и развития делопроизводства, с целью анализа и оценки достигнутого уровня для решения вопроса о возможности и путях применения основных принципов и методов управления документацией в современной России.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления).

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода.

Вместе с тем в 70-80-е годы появились учебные пособия Т.В. Кузне-

1 Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959; Он же. Теория и практика архивного дела. Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1946; Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопр. архивоведения. - 1964. - № 2 и др.

цовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное обеспечение управления.

Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малити-ков, В.Д. Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые.

Значительным вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют значение для данного исследования. Следует выделить докторскую диссертацию А.Н. Соковой, где впервые после К.Г. Митяева делается удачная попытка сформулировать теорию документоведения в условиях внедрения в практику новых информационных технологий1.

Кандидатские диссертации, как правило, рассматривают отдельные аспекты теории и практики документоведения. К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода (работы Андреевой В.И., Багинского И.М., Банасюкеви-ча В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кремера Б.И., Кузьмичева А.Д., Подольской И.А., Райхцаума А.Л., Сельского Д.И., Тамм И.Е. и др.)2.

" Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.): Автореф. дис.... д-ра ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М, 1987. " Андреева В.И. Основные направления научной организации управленческого труда и делопроизводства государственного аппарата СССР (по материалам журнальной периодики 1920-х годов): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985; Багинский И.М. Деятельность В.В. Куйбышева по совершенствованию аппарата и делопроизводства Наркомата Рабоче-крестьянской инспекции СССР: Автореф. дис.

Менее исследован дореволюционный период (Вялова Л.М., Лукашевич А.А.)1.

Часть диссертационных работ посвящена исследованиям систем документации и документированию функций управления (работы Быковой Т.А., Герасимовой И.В., Ефановой И.Б., Красавина А.С., Потаповой Л.В., Чуко-венкова А.Ю.)2, другие диссертации охватывают вопросы документационно-го обеспечения отдельных объектов, однотипных учреждений (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., Пшенко А.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.)3. Достаточно глубоко проработаны вопросы унификации и стандартизации документов (Васильев М. А., Кокорев В.И., Санкина Л.В., Сокова А.Н., Янковая В.Ф.)4. В некоторых диссертациях (Малитиков А.С., Предейн Е.В.,

Канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М.. 1979; Райхцаум А.Л. Совершенствование аппарата управления и делопроизводства в СССР органами вневедомственной рационализации (1924-1931): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978; Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства. 1917-1923 гг.: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М.. 1975 и др. 1 Вялова Л.М. Организация делопроизводства центральных органов управления в законодательных актах Российской империи первой половины XIX в.: Автореф. дис. ... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987; Лукашевич А.А, Развитие губернской делопроизводственной документации 70-90-х гг.: Автореф. дис. ... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1995.

" Быкова Т.А. Формирование системы документации по управлению социальным развитием трудовых коллективов. 1965-1985 гг. (на примере электротехнической промышленности): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988; Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978; Чуковенков А.Ю. Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления: Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987 и др.

Архипова Н.И. Документационное обеспечение управления вычислительными центрами (история, современное состояние и перспективы развития): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978; Пшенко А.В. Документирование деятельности архивной службы на современном этапе: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1983; Степанов Е.А. Совершенствование документаци-онных процессов в системе управления высшим и средним специальным образованием СССР (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979 и др.

4 Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975; Санкина Л.В. Совершенствование форм управленческих документов на основе стандартизации и унификации (1917-1980): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М.,

Щенснович Г.Г.) рассмотрены общие и специальные проблемы функционирования служб документационного обеспечения управления.

В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и прикладными разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников практического делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют накопленный научно-методический потенциал до-кументоведения.

Сейчас наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов. Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить добротным исследовательским материалом для последующей аналитико-синтетической переработки.

Проблему управления документацией невозможно изучать без анализа архивеведческой литературы. Учеными-архивоведами проделана серьезная

1983; Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Автореф. дис.... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987 и др. " Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследований в СССР (1956-1970 годы): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1971; Щенснович Г.Г. Разработка основных принципов организации системы документирования в условиях АСУ: Автореф. дис.... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. -М., 1975.

исследовательская работа, важная для понимания гносеологии документа, формирования и развития систем документации, терминосистемы докумен-товедения (А.В. Елпатьевский, В.П. Козлов, А.Д. Степанский, Е.В. Старостин и др.). Специалисты в области архивоведения много сделали для понимания информационных свойств документа, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по архивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказано сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов. Представляют интерес работы, в которых показаны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов1. Архивовед-ческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации.

Управление документацией как научная категория тесно связано с информацией и организацией информационных процессов в управлении, поэтому анализ литературы по вопросам теории информации, информационным системам, вопросам информатизации и компьютеризации работы с документами представляет существенную часть настоящего исследования. В первую очередь это исследования, в которых отражены проблемы, связанные с пониманием сущностных характеристик информации как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афанасьева и других, написанные в разные годы, позволили сформировать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея о неразрывной связи информации и документации и определены возможности применения информационной методологии к управлению документацией. В работах Г.Г. Артамонова, Г. Вольфрама,

" Ермакова И.Н. Становление и развитие советского государственного делопроизводства (1917-1959 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1994; Пшеничный А.П. Центральное архивное управление СССР и РСФСР (1929-1938 гг.): Автореф. дис.... канд.ист.наук, 05.25.02 / МГИАИ. - М, 1985 и др.

А.Д. Урсула и других ученых глубоко исследованы принципиально важные проблемы формирования и эксплуатации информационных ресурсов как в глобальном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Окончательного решения проблема информационных ресурсов еще не получила, тем не менее, в указанных работах сформулированы понятийные категории, основные методологические и концептуальные положения, важные для данного исследования.

В работах специалистов-информатиков документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные, в них отсутствует проработка вопросов документации и документационного обеспечения в условиях развития новых информационных технологий. Эта проблема никак не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информации», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» практически и есть документы на различных, преимущественно бумажных, носителях".

Слабо разработаны в литературе и вопросы электронных документов. Наблюдаются серьезные терминологические расхождения, отсутствие четких представлений о природе и свойствах электронных документов, их взаимосвязи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными документами. Тем не менее, анализ этой группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание вопроса и использовать данные работы для решения научной проблемы управления документацией2.

Принципиально важное значение для исследования темы имело изучение работ по информационному менеджменту - новой научной дисциплине, сформировавшейся в развитых странах вместе с информационным обществом. В отечественной литературе информационный менеджмент как сис-

1 Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин ЮЛ. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга. - М: Анкей - Эктрендз, 1999 и др.

2 Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот // Отечеств, архивы. - 1999. - № 2. - С. 19-20; Курило А.П. О правовом режиме электронного документа в системе межбанковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3 и др.

тема методов отражен весьма слабо. Лишь в работе А.В. Кострова, подготовленной в виде учебного пособия, сделана попытка системно изложить суть информационного менеджмента, к сожалению, без привязки к российским условиям". В нашей работе впервые было начато исследование информационного менеджмента с позиций документоведения и сделаны выводы, позволяющие оценить информационный менеджмент как перспективное направление развития управления документацией с использованием новых информационных технологий2. В ряде других работ проблемы информационного менеджмента рассматриваются опосредованно, в рамках решения других задач. Лишь в недавно изданной книге «Информационное обеспечение государственного управления» под редакцией академика РАН Ю.В. Гуляева впервые за последнее десятилетие комплексно изложены концептуальные положения и практический опыт создания и функционирования системы информационного обеспечения высших органов государственной власти Российской Федерации3.

Учитывая недостаточный уровень разработанности и освещения проблемы информационного менеджмента в отечественной литературе, автор попытался восполнить этот пробел зарубежными исследованиями, в основном, на немецком языке. Работы Р. Кулена, И. Хергета, Г. Верзига, В. Вольфрама, Т. Зеегера, Э. Фогель и других ученых раскрывают их понимание сути информационного менеджмента как научной дисциплины и области практического управления4. Вместе с тем необходимо подчеркнуть, что

1 Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Влади-мирск. гос. техн. ун-т. - Владимир, 1996; см. также: Перель И.С., Славин В.Н. Информационная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента / НПО «Поиск». - М, 1992; Костомаров М.Н. Управление информационными системами за рубежом / РГТУ. - М., 1996.

2 Ларин MB. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1998.

3 Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обеспечение государственного управления. - М.: Славянский диалог, 2000.

4 Herget I. Konzeptjon des Informationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Sludienangeboten // Informationsspezialisten fur Europa. Proceedings // Konstanz, 1990; Hofmeister H. W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen // Deutscher Dokumentartag 1994. -- Frankfurt am Main, 1994. - S. 183-187; Kuhlen R.

практически ни в одной из этих работ не сделано попытки применить положения информационного менеджмента к управлению документацией.

Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием эффективности государственного управления. Область информации и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль - информационное право. В работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты, касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов1. Автор привлекает внимание к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недостаточно отражена в действующем законодательстве, и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов.

Глубокие исследования правовых аспектов документированной информации в условиях внедрения новых информационных технологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим ресурсом управления предпринимает И.Л. Бачило. Ее работы служат наглядным примером адекватной реакции ученого на вызовы времени и представляют большую ценность для настоящего исследования2.

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995; SeegerT. Aspekte der Professionaiisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, 1990; Vogel E. Informationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, S. 897-927; WersigG. Organisations - Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989: Wolfram G Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1996 и др.

1 Копылов В.А. Информационное право. - М.: Юрист, 1997; Он же. Информация как объект правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. - М., - 1996. - № 8; Он же. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Организация и методика информационной работы / ВИНИТИ. - М., - 1998. - № 3.

~ Комментарий к Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» (под ред. И.Л. Бачило, А.В. Волокитина и др.). М.: ИГП РАН, 1996; Бачило И.Л. О праве собственности на информационные ресурсы // Информационные ресурсы России. - М., - 1997. - № 4; Она же. Информационные ресурсы как объект права и объект отношений, регулируемых ГК РФ // Там же. -J999. -№ 1; Она же.

Управление документацией как функция менеджмента осуществляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление документацией тесно связано с проблемами менеджмента, организационными структурами, вопросами проектирования информационных систем управления, их внедрения и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процедур и процессов.

Современные исследования по менеджменту организаций показывают огромное значение рациональной обработки информации для достижения стратегических и оперативных целей. Глобализация мировых экономических, социальных и информационных процессов прямо влияет на качество управления. Методы решения задач управления в организациях на фоне современных геополитических реалий и с учетом развития информационного общества отражены в ряде крупных монографических исследований и статьях, современных учебниках отечественных и западных специалистов".

Эволюция документа, систем делопроизводства и документационного обеспечения управления происходит в конкретных исторических условиях и обусловливается ими. Работы исследователей отечественной истории, в особенности историков государственных учреждений, высвечивают тесную связь реформ делопроизводства с реформами управления и их адекватность социально-экономическим и политическим условиям того или иного периода российской истории. Труды Н.П. Ерошкина и Т.П. Коржихиной, а также Т.Г. Архиповой, А.С. Сенина, Т.М. Смирновой, С.П. Стрекопытова, других ученых по истории государственных учреждений наглядно демонстрируют построение системы управления в конкретную историческую эпоху и тем

Правовые вопросы документирования в условиях информатизации // Проблемы законодательства в сфере информатизации: Тез. докл. седьмой Всерос. конф. - М.: ГУП «ВИМИ», 1999 и др.

" Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А Саломатина. - М.: Инфра, 1998; Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шубин А.Н., Bye M.A. Введение в информационное управление. - СПб., 1999; Марка Д., Макгоун К. Методология структурного анализа и проектирования / Пер. с англ. - М.: МетаТехнология, 1993; Мир управления проектами / Под ред. X.Решке, X.Шелле. - М.: Алане, 1994; Мескон М.З., Альберт М„ Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992 и др.

самым дают возможность исследовать организацию делопроизводства в аппарате управления.

Источниковедение как научная дисциплина достаточно близко стоит к документоведению в части решения задач системного изучения документального массива в историческом развитии. В этой связи, работы Бородки-наЛ.И., Воронковой С.В., Голикова А.Г., Каштанова С.М., Козлова В.П., Медушевской О.М., Муравьева В.А., Соколова А.К., Шмидта С.О. и других позволили использовать накопленный источниковедением опыт для анализа эволюции документов и систем документации.

Проведенный анализ показывает, что, несмотря на значительный объем исследований, выполненный по смежным направлениям поставленной проблемы, приходится констатировать весьма слабую разработанность собственно проблемы управления документацией. Так, недостаточно разработаны вопросы о взаимосвязи реформ государственного управления и делопроизводства, о роли государственного регулирования документальной среды; требуют более углубленного системного исследования терминологические проблемы документа, его эволюции под влиянием социальных и технических факторов. Несомненный интерес в историческом плане представляет постсоветский период развития делопроизводства и документационного обеспечения управления, связанный с изменениями управленческих структур и функций, решением задач вхождения России в мировое информационное пространство. До настоящего времени отсутствует всестороннее и комплексное исследование управления документацией с учетом анализа применяемых новых информационных технологий.

Объектом исследования в диссертации является документированная информация в системах управления. Документированная информация в процессе управления выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций. В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема, возникает важнейшая задача рационального управления ими.

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведением, архивоведением, документалистикой и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы. Их решение требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.

Предметом исследования является управление документацией в организациях. Управление документацией как предмет исследования является новой научной категорией. Однако оно базируется на предшествующем опыте и теоретико-методологическом фундаменте отечественного докумен-товедения, традиционно изучающего документ, системы документации, процессы документирования и организацию работы с документами в управлении. Управление документацией рассматривается нами как интегрирующая и более высокая стадия развития таких понятий как делопроизводство и документационное обеспечение управления.

«Управление документацией», как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает управление созданием, использованием и хранением документов организации в течение их

жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводилась роль технической функции управления, а документационному обеспечению управления - вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента.

Управление документацией рассматривается нами в конкретных условиях функционирования организаций. При этом под организацией понимается любая структура, соответствующая правовому понятию организации, независимо от ее иерархического уровня, функциональной направленности и формы собственности.

Целью диссертационного исследования являются решение научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии.

Основные задачи исследования:

анализ роли информации в управлении и структуры современных информационных ресурсов в организациях;

изучение истории отечественного делопроизводства и эволюции документа как базы современного управления документацией;

исследование специфики электронных документов;

разработка принципов создания общегосударственной системы управления документацией и вопросов ее правового обеспечения;

документоведческий анализ современных информационных технологий и автоматизированных систем документационного обеспечения управления;

исследование информационного менеджмента как методологической основы для построения системы управления документацией в организации.

Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой избранной темы. По некоторым направлениям они охватывают исторический период с момента возникновения Русского централизованного государства до настоящего времени, однако основная часть работы освещает проблемы управления документацией последнего десятилетия.

Вопросы автоматизации делопроизводства рассмотрены нами в неразрывной связи с информатизацией общества, начало которой положено распространением электронно-вычислительной техники и разработкой автоматизированных систем управления на рубеже 60-70-х годов XX столетия. Проблема информационного менеджмента появилась в западной практике в начале 1970-х годов, именно эти годы мы взяли в качестве точки отсчета для ее рассмотрения.

Таким образом, междисциплинарный характер исследования потребовал исторических ретроспекций разной глубины, в зависимости от того, насколько это было необходимо для целей данной работы.

В качестве рабочей гипотезы мы выдвигаем положение о том, что в -Российской Федерации созрели необходимые предпосылки для широкого

внедрения управления документацией в организациях на основе методологии информационного менеджмента, соответствующего достигнутому уровню информатизации страны и социально-экономическим условиям.

Основой методологии диссертационного исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу развития управления документацией, рассмотрение его комплексно и в динамике, с учетом всей совокупности фактов и отказом от идеологизированного взгляда на историю проблемы. Методология работы представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно доку-ментоведческих. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: исторический, системный, сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину.

Источннковая база диссертации. С учетом недостаточной разработанности темы, при работе над диссертацией был использован широкий круг источников, который можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительственные акты по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства и стандартизации; нормативные и методические материалы, государственные стандарты; терминологические словари, методическая литература; научные отчеты, материалы исследований, хранящиеся в справочно-информационном фонде ОЦНТИ ВНИИДАД; архивные документы.

Кроме того, в процессе подготовки работы автором использован собственный опыт научных исследований и организационного проектирования по вопросам документоведения, документационного обеспечения управления (делопроизводства), результаты зарубежных стажировок.

Представляет интерес группа законодательных и нормативно-правовых актов, исследование которых позволяет проследить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.

В дореволюционной России последовательно действовал ряд правовых актов, закреплявших правила приказного и коллежского делопроизводства. Среди них необходимо выделить Генеральный регламент 1720 г., который впервые в истории России поставил делопроизводство на твердую почву закона и определил его основополагающие принципы почти на два столетия1.

В советское время также уделялось внимание вопросам документирования и их законодательному оформлению. Первые декреты советской власти по вопросам делопроизводства носили характер разрозненных правовых актов по актуальным вопросам документирования управленческих действий. Они отражены в опубликованных сборниках нормативных актов2.

Следующая группа правовых актов, использованных в работе, связана с деятельностью НК РКИ СССР и его подведомственных органов по совершенствованию делопроизводства в 1920-е и начале 30-х годов3.

Особого внимания потребовали нормативные акты советского правительства, которые последовательно раскрывают переход делопроизводства в ведение архивных органов, изменение их задач и функций в советский период истории, а также документы, связанные с разработкой Единой государственной системы делопроизводства4.

Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-докумен-тационного обмена, является Конституция Российской Федерации, в которой

1 Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // ПСЗ Российской Империи. -Т. VI. - № 3534; Учреждения для управления губерний Всероссийской империи // ПСЗ Российской Империи. Собр. Первое. - Т. XX. - № 14392; Общее учреждение министерств 1811г.// ПСЗ Российской Империи. - Собр. Первое. - Т. XXXI. - № 24686. " Собрание узаконений и распоряжений Рабоче-крестьянского правительства РСФСР (1918-1923 гг.).

Научная организация труда, производства и управления: Сборник документов и материалов 1918-1930 гг. - М., 1969.

Основные декреты и постановления советского правительства по архивному делу 1918-1982 гг. - М.: Главархив СССР, 1985.

записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).

В Российской Федерации в развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»1. Он определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией.

Важное место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах2. Оно состоит из Основ законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов РФ и республик, а также краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако данные законодательные акты не содержат правовой регламентации вопросов делопроизводства.

В процессе работы использовано также зарубежное законодательство (Белоруссия, Киргизия, США, Узбекистан, ФРГ, Чехия и др.).

" СЗ РФ. -1995. -№ 8. -Ст. 609.

~ Ведомое™ Съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ. - 1993. - № 33.

Важными источниками исследования являются нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов. В этой группе источников необходимо отметить все редакции Единой государственной системы делопроизводства, унифицированные системы документации, правила работы государственных и ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, проспекты и описания разработанных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, государственные стандарты СССР и Российской Федерации, международные стандарты в области документации.

В процессе подготовки диссертационного исследования использовались многочисленные периодические издания: «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Служба кадров», другие журналы профильной и смежной тематик, материалы научных конференций, семинаров и симпозиумов. Привлекались также публикации зарубежных научных журналов, в основном, «Records management guar-terly» (США), «Nachrichten fur Dokumentation», «Der Archivar», «Cogito» (ФРГ").

В ходе работы были использованы архивные документы по тематике исследования. Особенно большое значение имеют архивные документы по истории складывания и развития советского делопроизводства. Среди них следует выделить документы НК РКИ и Института техники управления, специально занимавшихся вопросами совершенствования делопроизводства в 20-е годы1.

Основные положения и выводы диссертации непосредственно связаны с научно-исследовательскими работами данного профиля Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России, и нашли практическое применение при разработке целого ряда научно-исследовательских тем, выполненных под руководством автора, и в комплексе нормативно-методических разрабо-

1 ГАРФ. Ф. Р-374. Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции СССР; Ф. Р-4084. Государственный институт техники управления.

ток института.

Научная новизна и теоретическая значимость работы связаны с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях.

Данная работа представляет собой первое системное исследование, характеризующееся междисциплинарным подходом, с использованием методологии истории и информационного менеджмента, а также приемов и методов документоведения, архивоведения и информатики. Отличительной особенностью исследования является правовое обоснование предлагаемых решений. В диссертации последовательно проводится идея о том, что управление документацией в условиях современного менеджмента и развития новых информационных технологий должно стать новым этапом развития до-кументационного обеспечения управления, главной особенностью которого является признание информационного ресурса одним из важнейших ресурсов деятельности любой организации. В диссертации впервые в отечественном документоведении исследованы проблемы электронных документов и показано их место в системе управления документацией, предложены меры, направленные на расширение правового поля регулирования жизненного цикла документов в оперативном управлении за счет разработки закона о документации, концепция и основное содержание которого даны в диссертационной работе. Разработаны предложения о содержании и практическом механизме реализации государственной политики, направленные на ликвидацию кризисных явлений в сфере документирования и организации работы с документами в управлении.

В диссертации обосновано применение методологии информационного менеджмента как нового научного направления по отношению к управлению документацией.

Апробация работы. Главные положения диссертационной работы изложены в публикациях по теме исследования, апробированы автором в док-

ладах и сообщениях на целом ряде научных конференций. Среди них ежегодная Международная научно-практическая конференция «Документ в информационном обществе» (1993-1999 гг.), Всероссийская конференция «НТИ-95», Всероссийская конференция «Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе (1996, 1999 гг.), научно-практическая конференция «Документ. Архив. История. Современность» Уральского государственного университета (2000 г.), конференции Историко-архивного института РГГУ, методологический семинар ВНИИДАД, ежегодная научная конференция Международного института архивоведения (1994-2000 гг., Словения), научные конференции Немецкого общества документоведов (1994 и 1997 гг.), Международный коллоквиум по информации и документации (ФРГ, 1994 г.), Международный форум по электронным документам (Брюссель, 1997 г.), Всероссийская конференция «Правовые проблемы информационного общества» (1999 г.).

Практическая значимость работы. Большой аналитический материал, использованный в диссертации, полученные результаты исследования могут быть применены при создании обобщающих трудов и учебных пособий по вопросам современного документоведения, при выборе методологии разработки и проектирования автоматизированных систем управления документацией в организациях или реальных систем информационного менеджмента.

Материалы диссертации могут также использоваться при подготовке общих и специальных курсов, при определении тематики и методики студенческих курсовых и дипломных работ по документоведческим специальностям.

Положения диссертации использовались при создании проекта новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления, проекта Типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, при разработке методических рекомендаций, терминологических словарей, целого ряда научно-исследовательских работ

по плану НИР Федеральной архивной службы и подпрограммы «Развитие архивного дела в Российской Федерации в рамках Федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства», при выполнении проекта «Создание и развитие информационной системы по нормативно-методической и правовой информации для документоведения и архивного дела» Федеральной целевой научно-технической программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития науки и техники гражданского назначения» на 1996-2000 годы1.

Цель и задачи исследования обусловили выбор структуры диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, пяти глав и заключения, списка источников и литературы и приложений к диссертации.

В первой главе диссертации «Документированная информация как ресурс управления» исследуются роль информации в управлении, формирование информационной инфраструктуры организаций, вопросы создания информационных ресурсов.

Представители различных отраслей знания по-разному подходят к определению информации. Независимо от приверженности к той или другой точке зрения все больше ученых склоняются к признанию информации фундаментальной категорией науки в целом, общенаучной категорией2. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет информацию как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления. Понятие «информация» прочно вошло в документоведческую и архивоведческую литературу. Наиболее фундаментально это понятие исследовалось в работах В.Н. Автократова, Г.Г. Воробьева, Т.В. Кузнецовой, К.И. Рудельсон, А.Н. Соковой и других ученых.

С понятием «информация» тесно связано понятие «информационный процесс». Информационный процесс - сложное сочетание объекта, субъек-

1 Гос. контракт № 205-19100 - П, руководитель проекта MB. Ларин.

2 Урсул А.Д. Путь в ноосферу. - М: Луч, 1993. - С. 81.

та и информации1. Информационные процессы включают три основных этапа: производство (социализация знания), обращение (обработка, преобразование, хранение, поиск, распространение, передача, доведение до потребителя) и потребление (получение, восприятие, использование) информации.

Информационные системы в современной литературе характеризуются как интегрированные совокупности, искусственные единства методов и средств распространения, аналитической переработки, накопления, хранения, поиска и предоставления заинтересованным потребителям требуемой информации в заданной форме и объеме2. Эти системы предназначены для целенаправленной поддержки решения управленческих задач.

Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи между управляющей и управляемой подсистемами, между отдельными звеньями организаций. Информация, используемая для целей управления, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов.

Информация обладает некоторыми общими для всех ее видов свойствами3. Основным свойством информации следует считать ее неразрывную связь с определенной самоорганизующейся системой. Другими важными свойствами информации являются структурированность, смысл и ценность. Ценность информации выражается в таких понятиях, как содержательность, своевременность, полнота, достоверность, оперативность.

Информация на глобальном уровне выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникации между элементами общественной системы, сохраняя и передавая знания, формируя память человечества. Необходимо выделить исключительную роль, которую информация играет в организациях, поскольку с ее помощью происходит эффективное взаимодействие между уровнями иерархии управления, его субъектами и объектами.

1 Коваяьченко И.Д. Методы исторического исследования. - М., 1987. - С. 109.

2 Райков А.Н. Единство правового и информационного пространства / НТИ. - Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. - 1997. - № 7. - С. 4.

Куликовский Л.Ф., Мотов В.В. Теоретические основы информационных процессов. - М.: Высш. школа, 1987.-С. 12.

Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среду.

Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал.

Информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей организации.

Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информационных потребностей организации.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах.

банках данных, других информационных системах)1. Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации. Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов. Вместе с тем, по нашему мнению, в информационный ресурс должна включаться информация на носителях, не имеющая статуса официального документа.

Документированная информация наполняет основную часть докумен-топотоков и информационных ресурсов организаций. Как отмечает в этой связи немецкий ученый Т. Зеегер, «документы образуют «сырье» для извлечения документальных данных, которые в результате информационной деятельности поступают к пользователям»2.

Документированная информация является фундаментальной основой информационного ресурса любой организации. Именно эта информация в основном используется в управлении. Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное и практическое значение.

Во второй главе «Некоторые проблемы эволюции управленческого документа» рассматриваются развитие термина «документ», особенности управленческой документации и новый предмет для документоведения - электронный документ.

1 Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // СЗ РФ. - 1995. - № 8. - Ст. 609. " Grondlagen der praktischen Information und Dokumentation. Указ. соч. - Т. 1. - С. 4.

История документа и документации как совокупности документов, связанных между собой формально-логическими связями, является одной из интереснейших тем документоведения и до настоящего времени все еще недостаточно изучена. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать возникновение, изменение, сохранение и трансформацию форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых технологий на документ, а также устойчивость основных функций документа: запоминания (фиксации) информации и последующей передачи ее во времени и пространстве. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.

К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, архивоведения, библиотековедения нет единства в понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и гостированных определений. Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения и архивоведения, совершенствования методики работы с документами.

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований. Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии; архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:

1) документ - материальный объект;

2) документ - носитель информации;

3) документ - документированная информация.

Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования".

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем лонятия «документированная информация (документ)», по мнению В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений2.

В диссертации делается вывод о том, что основу понятия «документ» составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты. Возможность идентификации зафиксированной информации коренным образом отличает документ от других носителей информации. Особенно важным представляется введение в дефиницию термина понятия идентификации документа с точки зрения его применения в управленческой деятельности и архивном деле.

Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98 официальному толкованию: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»3.

1 Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» // СЗ РФ. - 1995. - № 1. - Ст. 1.

1 Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования // НТИ. - Сер. 1. Организация и методика информационной работы / ВИНИТИ. - М, 1996. -№ 8. - С. 2. 3 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. --М.: Изд-во стандартов, 1998.

Документы используются в различных социокультурных средах, одной из которых является управление или управленческая деятельность. Такие документы называют управленческими. Говоря языком документоведе-ния, управленческая документация - это система документации, обеспечивающая управленческие процессы в обществе. Потребности управления формируют соответствующие комплексы документов.

Управленческие документы отличаются стабильностью формальных признаков и взаимосвязанностью различных видов документов, которая определяется факторами: природой управления (иерархичность и соподчинен-ность учреждений и должностных лиц, разделение компетенции и обязанностей), цикличностью процесса управления (непрерывность, периодичность, повторяемость управленческих действий)".

Практическое назначение управленческого акта требует образования документа строго определенного вида и соответствующего содержания, что закрепляется унификацией и стандартизацией документов2.

Для понимания эволюции документа важно изучить вопрос о его функциях. Подразумевая под функцией документа его целевое назначение, обычно выделяют основные из них: информационную, социальную, коммуникативную, культурную и специальные: управленческую, правовую, учета, исторического источника3. Управленческий документ несомненно обладает функциями фиксации, сохранения и передачи информации, которые реализуют процессы управления. В сфере управления документ выступает как инструмент, средство или способ осуществления процессов управления4. Это главная функция управленческого документа, а все остальные его характеристики являются свойствами или факторами, позволяющими управленческому

1 Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (на материалах Министерства угольной промышленности СССР за 1971-1975 гг.): Авгореф. дис.... кандлст.наук: 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - С. 21.

2 Теория и практика архивного дела в СССР / МГИАИ. - М., 1980. - С. 68.

3 Организация работы с документами: Учебник. - М.: Инфра, 1998. - С. 66.

4 Банасюкевич В.Д. Функции управленческих документов // Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения: Тезисы сообщений к теоретическому семинару / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 69.

документу выполнить его основную функцию.

Не менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического развития. Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не устоялось. Из практики европейских архивистов следует, что они не выделяют в архивоведении особого понятия «электронный документ». Так, например, К. Ханниган прямо указывает, что при составлении соответствующего обзора, практически все опрошенные страны ЕС на вопрос об электронных документах ответили, что их законы об архивах действительны для всех видов архивных документов, независимо от носителей". В недавно опубликованной работе специалистов по корпоративным информационным системам также отмечается, что электронный документ - это «документ, носителем которого является электронная среда - магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т.д.»2.

На наш взгляд, в понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель,

1 См.: Hannigan К. Zusammenfassende Betrachtung der Verwaltung eiektronischen Archiv-

guts in den Mitgliegstaaten der EU: Beziehungen zwischen offentlichen Verwaltungen und

Archivdiensten - Vortrage und Ergebnisse des DLM - Forums. - Brussels, 1996. - S. 227-

" Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в

корпоративных сетях. - М., 1999. - С. 266.

идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа1. :

Представляется, что сегодня следует относиться к «электронным» документам так же, как и к другим технотронным документам, учитывая в действующих правилах и инструкциях специфику носителя информации. Такой подход облегчает последующие вопросы архивной обработки «электронных документов»: о форматах и стандартах записи, о программном и техническом обеспечении, о миграции информации и т.д.

Однако главной проблемой электронных документов является придание им юридической силы. До принятия Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» вопросы юридической силы документов на машинном носителе и машинограмме регулировались ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливал требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу этим документам, а также порядок внесения изменений в эти документы2. В настоящее время многие положения ГОСТа с точки зрения современного архивного дела требуют пересмотра".

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» при хранении, обработке и передаче документов с помощью информационных и телекоммуникационных систем достоверность информации может подтверждаться электронной цифровой подписью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии управленческого аппарата4.

" См.: Бачило И.Л. Правовые вопросы документирования в условиях информатизации / Указ. соч. - С. 13.

: ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» - М.: Изд-во стандартов, 1984.

3 См.: Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов. Аналитический обзор / ВНИИДАД. - М., 1999. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 10438.

4 Клименко СВ., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Указ. соч. - С. 46.

По нашему мнению, при решении проблемы электронного документа, прежде всего, следует опираться на базовое родовое понятие «документ». Меняется тип носителя информации, техника и технология идентификации подлинности информации. Электронный документ может иметь соответствующий правовой статус, как и документ на бумажном носителе, если будут достигнуты гарантии подлинности и неизменности содержания зафиксированной информации, если содержательная часть документа будет оформлена в соответствии с действующими законами, стандартами и правилами, включая все необходимые реквизиты документа.

Вместе с тем, появление электронного документа ставит перед доку-ментоведами и архивистами ряд проблем, требующих целого комплекса научных исследований, обучения, дополнения методических рекомендаций, правил и инструкций, ставит вопрос о переходе к ведению в организациях части малоценной для архивного хранения документации в электронном виде.

В третьей главе «От делопроизводства к управлению документацией» рассмотрены вопросы развития делопроизводственных систем, их правового и организационного обеспечения в историческом разрезе.

Этот аспект проблемы наиболее изучен отечественным документоведе-нием. Некоторые положения выделяются для реализации целей диссертации.

Отечественное делопроизводство, возникнув в период становления Русского централизованного государства, прошло долгий исторический путь. Оно развивалось вместе с государством, нужды которого обслуживало на протяжении почти шести веков и видоизменялось вместе с трансформацией российской государственности. Политические, социальные и экономические государственные реформы вызывали соответствующие изменения системы делопроизводства. В соответствии с ними, можно выделить три основных этапа развития делопроизводства: дореволюционный, советский и современный.

На первом этапе делопроизводство возникает как техническая функция управления и регулируется в основном традициями и опытом делопро-

изводственного персонала1. С принятием Генерального регламента делопроизводство становится на законодательную основу, приобретает единообразные формы и технологии работы. С развитием системы управления делопроизводство охватывает все большие сегменты управленческой деятельности и превращается в самостоятельную профессиональную сферу деятельности государственного аппарата. Высокая эффективность Генерального регламента позволила использовать его основные положения на протяжении почти двух столетий, в течение которых последующие реформы государственного управления вносили лишь частичные изменения в систему делопроизводства2.

Таким образом, на первом этапе своего развития делопроизводство прошло путь от простейших форм документирования управленческих действий до системы единообразного государственного делопроизводства, от обычаев и традиций к регулированию на основе законодательства. Зародившись как вспомогательно-техническая деятельность, делопроизводство постепенно заняло значительное место в работе управленческого аппарата и стало определять уровень и качество управления.

На начальной стадии развития советского делопроизводства была ликвидирована прежняя законодательная база, что привело к устранению единых требований к делопроизводству со стороны государства. Регулирование делопроизводства перешло на ведомственный уровень, а его совершенствование стало задачей НК РКИ СССР и сети подведомственных ему органов, в том числе Института техники управления3. В период 1920-х годов проявило себя рационализаторское начало, поддержанное органами РКИ, что привело к целому комплексу реформ делопроизводства, в основном на базе зарубежного опыта.

1 Илюшенко МП. История делопроизводства в дореволюционной России / РГТУ. - М., 1993. -С.22-23.

2 Медушевский А.Н. Утверждение абсолютизма в России. - М.: Текст, 1994, - с. 54.

3 Кузнецова Т.В. Деятельность ЦКК-НК РКИ по совершенствованию работы управленческого аппарата // Российская государственность: традиции, преемственность, перспективы / РГГУ. - М.. 1999. - С. 147-151.

Неподготовленность этих реформ вызвала ликвидацию научных организаций, занимавшихся ими в начале 1930-х годов. В результате богатейший теоретический и практический опыт реформирования делопроизводства остался невостребованным в течение почти сорокалетнего периода времени.

В 1930-е годы делопроизводство становится сферой деятельности органов управления архивным делом, которые, исходя из задач сохранения документов для архивов, осуществляли методическое руководство «постановкой документальной части делопроизводства». Архивные органы, оказавшись преемниками органов РКИ в деле совершенствования делопроизводства, изменили основное направление рационализации. Если НК РКИ рассматривал совершенствование делопроизводства как средство повышения эффективности управления, то архивные органы расценивали делопроизводство как средство, обеспечивающее комплектование архивов полноценными документальными комплексами.

Это методологическое противоречие в основном было преодолено в 1970-е годы разработкой Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), открытием факультета государственного делопроизводства в МГИАИ и созданием ВНИИДАД. С этого момента архивные и управленческие задачи оцениваются как равноправные и равнодействующие. ЕГСД учитывала достижения научно-технического прогресса и нашла повсеместное практическое применение". В условиях активного проникновения в сферу управления электронно-вычислительной техники и современных методов управления в 1970-е годы, происходит изменение роли делопроизводства, оно постепенно переходит на более высокую ступень своего развития - до-кументационное обеспечение управления.

Таким образом, к окончанию советского периода своего развития делопроизводство поднялось на более высокий уровень - документационного обеспечения управления, было урегулировано ЕГСД и ее модификациями, государственными стандартами и обеспечивалось организационно-методи-

1 Единая государственная система делопроизводства (Основные положения). -- М: Главархив СССР, 1974.

ческим руководством со стороны Главного архивного управления при С"М СССР и подведомственных ему органов, наделенных соответствующими полномочиями.

Современный этап развития делопроизводства тесно связан со становлением новой российской государственности, ориентированной на создание демократического правового государства. Постсоветская Россия не отменила прежние нормативные документы в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества. В правовом государстве закон регулирует все отношения, имеющие большое значение для субъектов и объектов права, В развитие конституционных норм российское законодательство закрепило основы государственной политики по отношению к информации и документации на основе Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» и Основ законодательства «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» как важной составной части информационного ресурса страны. Однако остались практически не урегулированными вопросы, связанные с функционированием документов в процессе выполнения ими задач документационного обеспечения управленческих процессов в организациях, иначе говоря, действующее законодательство не распространяется на сферу делопроизводства".

В связи с этим, в главе обосновывается необходимость разработки закона «О документации» (предлагается его концепция) и комплекса подзаконных актов. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией и документацией между организациями, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации управления документацией,

Урегулирование законодательством сферы работы с документами и выдвижение информации в число основных ресурсов управления и произ-

" Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / ВНИИДАД. - М, 2000. - С. 8.

водства, а также изменение методов управления в последнее время создает предпосылки для перехода в государственном масштабе от понимания работы с документацией как обеспечивающей функции к управлению документацией как основной функции менеджмента любой организации. Такой переход обусловлен не только наличием в России необходимых предпосылок, но и мировым опытом, что в условиях глобализации информационных процессов будет иметь для России позитивное значение.

В четвертой главе «Проблемы автоматизации управления документацией» рассматриваются вопросы автоматизации делопроизводства и документационного обеспечения управления.

Первая попытка такого исследования была предпринята нами в 1982 году, когда был обобщен накопленный опыт автоматизации документационного обеспечения управления". С тех пор комплексно этот вопрос в доку-ментоведческой литературе не рассматривался. Исследование закономерностей и путей эволюции организационно-технологических систем документационного обеспечения управления позволит эффективнее решать концептуальные задачи перспективных исследований и разработок в данной сфере.

Начальный этап автоматизации делопроизводства тесно связан с разработкой в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т.д.), а затем, по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса, стала распространяться на документационное обеспечение в целом.

Развитие автоматизированных систем явилось для отечественного до-кументоведения фактором, стимулирующим расширение документоведче-ских исследований и интеграцию со смежными областями знания: информатикой и документалистикой. Появление новых носителей информации, способов записи, чтения, хранения и поиска информации послужило толчком к

1 См.: Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления /МГИАИ. - М., 1982.

развитию новых направлений научной работы. Результаты научных исследований и накопленный практический опыт легли в основу идеи разработки типовой автоматизированной системы документационного обеспечения управления. В результате к концу 80-х годов был создан проект системы, рекомендованной к внедрению. Этот проект охватывал все организационно-технологические аспекты работы с документами на основе комплексного применения организационной и вычислительной техники".

За первые два десятилетия автоматизации ДОУ отечественное доку-ментоведение показало высокий уровень теоретической и методической подготовленности к решению сложнейших междисциплинарных задач, что позволило в короткий срок преодолеть путь от ручных методов работы с документами до построения проектов больших документальных систем. Однако их внедрение в практику сдерживалось недостатком компьютерной техники и новых информационных технологий, соответствующих мировому уровню.

В современных условиях тенденция автоматизации работы с документами продолжает укрепляться. Если в предыдущий период методологией автоматизации была централизованная разработка типовых решений в этой области, то в 90-е годы наблюдается создание рынка автоматизированных систем управления документацией, разнообразных как по идеологии, так и по набору используемых информационных технологий2.

Стандартные и хорошо зарекомендовавшие себя отдельные технологии в этих условиях служат основными звеньями автоматизированных систем управления документацией. Современные технологии управления документацией позволяют применить на практике систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и исполь-

1 Банасюкевич В Д., Зонов В.М. Типовая система докуменгационного обеспечения центрального аппарата министерств и ведомств // Советские архивы. - 1986. - № 4; Архив ВНИИДАД, - 1990. -Дело №06-09.--Л. 13-19.

" Черешкин Д.С., Смолян Г.С. О стратегии перехода России к информационному обществу // Проблемы информатизации. - 1999. -- № 3. - с. 4; Борзо Ж. Российский рынок ИТ в 1999 году //Computenvorld. - 1999. - № 7.- С. 1,7.

зования информации, содержащейся в документах на основе разнообразных технических средств, постоянно совершенствующихся в ходе научно-технического прогресса". При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.

Соединение отдельных информационных технологий в систему дает возможность построения автоматизированных систем управления документацией (АСУД) в организациях. В целом АСУД с точки зрения полноты охвата технологии обработки информации могут быть автономными, прикладными и комплексными. Тип АСУД определяется существом используемой идеологии (клиент-сервер, интранет, workflow, groupware и т.п.), а также ориентацией на существующие традиции делопроизводства или на применение принципиально новых решений.

Несмотря на обилие АСУД на информационном рынке, не решены вопросы их выбора, оценки и классификации. В главе дано обоснование деления АСУД на три класса в зависимости от их функциональных возможностей и сформулированы общие требования к ним.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационно-го обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходи-

1 Организация работы с документами. - М.: Инфра, 1998. - С. 335-336.

мую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, число пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Для выбора типа автоматизированной системы управления документацией необходима разработка соответствующей методики. В работе предложены методы выделения группы параметров АСУД и их количественной и качественной оценки. Применение этой методики должно быть дополнено системой государственной сертификации автоматизированных систем управления документацией.

В пятой главе «Методология информационного менеджмента в управлении документацией» отмечается, что появление информационного менеджмента как научной дисциплины является закономерностью, вызванной, по крайней мере, двумя важнейшими глобальными причинами:

становление информационного общества привело к необходимости практического управления учитывать его влияние на деятельность и развитие любой организации;

признание информации важнейшим ресурсом управления потребовало создания адекватной научной теории его эксплуатации.

Информационный менеджмент, появившись как часть теории менеджмента, быстро приобрел вполне самостоятельное значение и оформился как перспективное научное направление в эпоху информационного общества.

Анализ литературы свидетельствует о том, что пока еще не сложилась цельная и всеобъемлющая теория вопроса1. Концепция информационного менеджмента объединяет следующие подходы:

" Перель И.С., Славин В.Н. Информационная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента. - М, 1992. - С. 42-43; Яновский A.M. Информационный менеджмент в бизнесе // НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. - 1997. - № 2. - С. 7; Костомаров М.Н. Указ. соч. - С. 57 и др.

экономический, рассматривающий вопросы привлечения новой документированной информации исходя из соображений полезности и финансовых затрат;

аналитический, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;

организационный, рассматривающий информационные технологии в их влиянии на организационные аспекты;

системный, рассматривающий обработку информации на основе целостного, системно ориентированного, всеохватывающего процесса обработки информации в организации и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств и других затрат, методов работы.

В литературе по теории и практике информационного менеджмента выделены три предметных сферы его приложения. Первая касается информационного менеджмента с точки зрения сознательной и целенаправленной интеграции «информации» в современный трудовой процесс; в этом случае информация понимается как решающий ресурс предприятия, как фактор конкурентоспособности и основы рационализации способа действия.

Вторая предметная сфера распространяется на развитие специальных технологий обработки, переработки и накопления информации и знания (информационная методика)1.

Третья предметная сфера распространяется на использование информационных и коммуникационных технологий и их потенциал с учетом вышеназванных предметных сфер.

Что нового вносит понятие информационный менеджмент в управление документацией? С его появлением в переходный период от индустриального к информационному обществу возникают новые возможности кардинальной перестройки управления в организации на макроуровне.

1 См.: Seeger Th.: Grundbegriffe der Information und Dokumentation. - Buder M., Rehfeld W., Seeger Th., Strauch D.: Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Указ, соч. - Т. 1. - С. 1-8.

Изменения на макроуровне влекут за собой изменения на микроуровне, которые прослеживаются в процессе перехода от классического типа организации к информационно-ориентированной организации. П. Друкер несколько лет назад писал об этом: «Предприятие не такого уж отдаленного будущего не будет больше тем, что я называю организацией, базирующейся на информации. Предприятия и особенно большие - вряд ли имеют другой шанс, нежели стать информационно ориентированными»1.

Связь информационного менеджмента и управления документацией заключается в следующем. Одним из основных информационных источников в организации являются дела и документы, связанные с деятельностью организации. Система документационного обеспечения управления организацией подвергается огромному давлению со стороны новых информационных технологий. Давление выражается в необходимости пересмотра синтаксической, семантической и прагматической сущности документа и проведении структурно-функциональных преобразований самой системы документационного обеспечения управления организаций. Сложность усугубляется необходимостью эволюционного преобразования традиционной методики работы с документами в систему, ориентированную на новые информационные технологии.

Информационный менеджмент в организации выполняет стратегические, оперативные и административные задачи. К числу стратегических задач относятся: создание информационной инфраструктуры организации и управление информационными технологиями. Оперативные и административные задачи носят более узкий и подчиненный характер2.

Главной задачей информационного менеджмента является информационная поддержка основной деятельности организации. Задачу информационного менеджмента под этим углом зрения следует видеть в том, чтобы

" Drucker P.P. Das Zeitalter der Dirigenten. - Manager Magazin, 1988. H. 7. - S. 102. " cm. Grudowskj S. Begriffsverstandnis «Informationsmanagement» als Sichtwort Information und Dokumentation. Nachrichten fiir Dokumentation. - 1996. - № 6. - S. 351-360: Яновский A.M. Указ. соч. - С. 8.

интегрировать созданные сотрудниками индивидуальные информационные структуры системы (документы, дела, технологии) на основе объединяющей программы поиска и на базе предложений через Интернет и соответствующего маркетинга используемых информационных ресурсов.

Для информационного менеджмента проблема состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке «массового продукта» в информацию, релевантную действиям. Поэтому одних только внешних ресурсов недостаточно. Более важным является переход от внешнего знания к знаниям, релевантным внутренним решениям. Таким образом, должны развиваться информационные системы, с помощью которых удастся полученную информацию качественно подготовить, сохранить и создать для нее условия полноценной реализации.

Исходя из общего понятия менеджмента, можно отметить, что информационный менеджмент решает задачи планирования, руководства, контроля и организации документационного обеспечения управления организацией по определенным целевым критериям. Информационный менеджмент имеет, следовательно, задачу и целевую установку - поддерживать согласованные организационно-информационные действия членов организации".

Следующей задачей информационного менеджмента является выбор рациональных форм коммуникаций, техники и информационных технологий, а также характеристик информационных ресурсов, необходимых для достижения целей организации.

Примером реализации такого подхода является автоматизированная информационно-коммуникационная система (ИКС) Совета Федерации Федерального собрания РФ. Внедрение ИКС позволяет обеспечить эффективную деятельность депутатов, автоматизацию документооборота и связь с внешним миром через модемы и электронную почту2.

1 Zahn Е., Ruttler М. Ganzheitliches Informatiorismanagement - Informationsmanagement. - Stuttgart, 1990. -S. 9.

2 Никитов В., Орлов Е. Указ. соч. - С. 10.

Принципиальное отличие информационного менеджмента от управления документацией, документационного обеспечения управления и от автоматизированной системы делопроизводства в широком смысле этого слова заключается в том, что специалист организации, работник, руководитель являются не просто потребителями, которым поставляется информация, а непосредственными участниками информационного процесса, важнейшей составной частью структуры информационного менеджмента.

Практическая реализация коммуникационных процессов в аппарате управления осуществляется институтами (службой) информационного менеджмента в виде организации документооборота, бездокументных связей, циркуляции документных потоков в рамках системы управления внутрифирменной информацией, функционирования информационных систем и сетей1.

Традиционное делопроизводство, более прогрессивные системы документационного обеспечения, автоматизированные системы управления документацией и иные автоматизированные системы обработки информации, технические средства обработки информации объединяются в единую систему на общей методической базе под единым руководством. Другими словами, опыт управления документацией интегрируется с возможностями техники и технологий. В этом случае отдельная составная часть информационного менеджмента поддерживается соответствующей организационной структурой.

Анализ современной западной литературы показывает, что организационная структура информационного менеджмента в организациях приобретает в каждом отдельном случае свою специфическую форму. Вместе с тем, согласно сложившимся теоретическим представлениям, можно выделить три основных типа структуры информационного менеджмента: функционально-ориентированную, ориентированную на продукт и рыночно-ориентированную2.

Организационные структуры информационною менеджмента призваны объединить высшее руководство, специалистов, менеджеров, поставщи-

1 Костомаров М.Н. Коммуникации как среда реализации функций информационного менеджмента // Секретарское дело. - 1998. - № 4. - С. 58. " См.: Wolfram G. Указ. соч. - С. 262.

ков информации и собственно подразделение информационного менеджмента и создать тем самым предпосылки для управления документацией в масштабе организации на основе современных методологических подходов, организационных и технологических решений.

В заключении подведены основные итоги проведенного исследования.

Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям и приводят к сужению ресурсов пополнения Архивного фонда РФ. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, мы считаем, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях - управлению документацией на методологии информационного менеджмента. Концепция управления документацией в данной работе сложилась на основе следующих заключений.

1. Изучение информации как научной категории, познание законов и закономерностей информационных процессов методологически приближает к пониманию вопросов управления документацией. В процессе управления информация преобразуется из отдельных сведений и данных в знания, на основе которых принимается большинство управленческих решений. Это преобразование осуществляется в результате сложных информационных процессов, которые включают в себя производство, обращение и потребление информации.

Информационные процессы протекают в информационных системах - совокупности взаимосвязанных элементов, составляющих единое целое

(организацию). Информация, информационные процессы и информационные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организации, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе создаваемых информационных ресурсов. Согласно российскому законодательству, в информационные ресурсы включаются документированная информация и информационные технологии, т.е. предмет и средства информационной деятельности.

При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции. В результате документирования информация закрепляется (фиксируется) на носителе, приобретает юридическую силу, возможность идентификации, доказательства ее подлинности. Таким образом, основной формой организации информации в управлении является документ.

2, Документ в широком смысле является объектом исследования многих научных дисциплин. Однако сам термин до настоящего времени не получил общепризнанной междисциплинарной дефиниции. Очевидно, что документ обладает общими фундаментальными свойствами и может иметь специфические признаки и характеристики в зависимости от его назначения и сферы применения.

Существует три основных сущностных подхода к формулированию понятия документа: как материального объекта; как носителя информации; как документированной информации. В течение, длительного времени главенство в термине принадлежало носителю. Современное понимание документа выводит на передний план информационную составляющую документа и ее правовое обеспечение, позволяющее осуществить идентификацию документа в процессе его функционирования. Включение в понимание документа правовой составляющей позволяет реализовать концепцию управления документацией на всех стадиях ее жизненного цикла.

В диссертации определено, что главной функцией управленческого документа является обеспечение целенаправленной деятельности организаций. Наряду с этим управленческий документ сохраняет и общие функции, важные с точки зрения его бытования в обществе: информационную, коммуникационную, социальную, культурную, правовую и функцию исторического источника. На разных стадиях жизненного цикла документа происходит актуализация той или другой его функции. В процессах оперативного управления (активной стадии жизни документа) наибольшее значение имеют информационная, коммуникационная и правовая функции.

Итак, функционирование документа в организации предъявляет к нему особые требования: фиксация информации на материальном носителе и наличие идентификационных признаков информации. Тем самым управленческий документ с документоведческой точки зрения отличается от понятий документа в смежных дисциплинах, которые не предъявляют к нему таких строгих требований.

3. Для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных». Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

Как относительно новое явление электронный документ не получил пока устойчивой и принятой всеми дефиниции. Попытки отдельных специалистов представить электронные документы как нечто абсолютно новое и не подпадающее под сформировавшееся в документоведении понимание документа не представляются убедительными. Проведенный в диссертации ана-

лиз доказывает, что электронный документ методологически не выходит за рамки документоведческого понимания документа. Он имеет все признаки и существенные характеристики документа, обладает соответствующими функциями, поэтому может быть включен в процессы управления на тех же основаниях, что и другие технотронные документы.

Вместе с тем безусловно существует специфика электронных документов, особенно в части юридической силы, подлинности, способов хранения, применения открытых форматов и стандартов записи для обмена электронными документами. При этом важное значение приобретает юридическое обоснование удостоверения подлинности электронных документов при помощи электронной цифровой подписи или с помощью системы договоров между участниками электронного обмена информацией. Комплексное научное решение этих проблем, по нашему мнению, является одной из самых актуальных задач документоведения и архивоведения.

4. Управленческие документы выполняют свои задачи и функции в соответствии с определенными правилами, устанавливаемыми делопроизводством. Делопроизводство, возникнув вместе с государством и отражая основные тенденции и парадигмы его трансформаций, проходит ряд исторических этапов. В документоведении выделяются три основных этапа развития делопроизводства: дореволюционный, советский и современный. На каждом из этих этапов делопроизводство отличалось определенной спецификой и особенными характеристиками.

В дореволюционный период своего развития делопроизводство прошло долгий путь от зарождения простейших форм документирования управления в Русском централизованном государстве до детально регламентированного законами Российской империи делопроизводства в качестве составной части государственного управления.

Советское делопроизводство, обслуживая административно-командную систему, находилось под воздействием двух основных организационных факторов. Методическое руководство делопроизводством со стороны

органов Рабоче-крестьянской инспекции в 1920-е годы определило место делопроизводства как сферы деятельности, от которой зависело улучшение работы аппарата управления. Последующий переход делопроизводства в ведение архивных органов видоизменил его основную задачу: ею стало упорядочение документальной части делопроизводства в целях качественного формирования архивного фонда страны. Лишь на рубеже 60-70-х годов приходит понимание общности данных подходов, в результате чего становится возможным создание Единой государственной системы делопроизводства, которая была направлена на решение задач унифицированного обеспечения управления документированной информацией и сохранения документального фонда государства.

Дальнейшие исследования истории делопроизводства со всей очевидностью доказывают, что к 1980-м годам, в условиях начавшейся научно-технической революции, делопроизводство в его традиционном виде оказалось не в состоянии обеспечить современное управление необходимой информацией, сконцентрированной в документах. Стало очевидно, что сфера делопроизводства должна охватывать не отдельные системы, а всю управленческую документацию организаций, что в нее должны быть включены вопросы документирования и документообразования, что необходимо построение информационно-поисковых систем по документам организаций, с дальнейшим использованием их в архивах, что управленческие функции и документация, их обслуживающая, находятся во взаимной зависимости. Как практи-ческий итог такого понимания, делопроизводство почти повсеместно вытесняется новым понятием - «документациойное обеспечение управления».

5. На современном этапе развития российского государства проблемы документационного обеспечения управления занимают важное место в процессах становления новой системы общественных отношений на базе общих правовых норм и в условиях смены парадигмы управленческой деятельности. Отход от административно-командной системы и утверждение социально-экономических методов управления предъявляют новые требования к

сфере документационного обеспечения этой деятельности. Сохранение действия прежних нормативных документов, регулирующих делопроизводство, обеспечило преемственность форм и методов работы аппарата управления с документами в переходный период. Однако в настоящее время требуется создание принципиально новых методологических основ документирования деятельности организаций, прежде всего, полноценного правового обеспечения. Как показывают проведенное исследование и существующая практика, сфера документации в современных условиях страдает многими недостатками, которые выражаются в невысоком качестве работы с документами, несовершенстве действующей системы управления документацией, отставании документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, отсутствии единых требований к документообороту по «вертикали» и по «горизонтали» государственного управления.

Одновременно происходит системное усложнение документационного обеспечения управления ввиду ускоренного развития и активного проникновения в него новых информационных технологий, насыщения современной техникой, появления новых носителей информации и их стремительного обновления, совершенствуются автоматизированные системы управления документацией.

За более чем тридцатилетнюю историю автоматизация делопроизводства и документационного обеспечения управления прошла путь от локальных проектов до системных решений, охватывающих процессы управления документами и их комплексами в отдельных организациях, корпорациях и отраслях государственного управления. Сформировался рынок информационных технологий и информационных услуг, который позволяет выбрать при помощи разработанной в диссертации методики оптимальный вариант автоматизированной системы управления документацией.

В этих условиях созрели предпосылки для отхода от традиционного примата делопроизводства, от классического деления документации «по си-

стемам» и перехода к созданию высокоэффективных, использующих современные научно-технические достижения, систем управления полным комплексом информационно-документационных ресурсов на всех стадиях жизненного цикла документов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном управлении. Такая система называется управлением документацией, которое основывается на принципах экономичности, эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как ресурсу управления и позволяющее учесть интеграционные тенденции, доминирующие в общественном процессе.

6. Управление документацией нуждается в усилении правового обеспечения. Ввиду того, что произошло резкое возрастание правовой составляющей делопроизводства и документа в целом, необходима разработка Федерального закона «О документации», который должен нормативно закрепить границы прав и ответственности государства по отношению к управлению документацией в социальной и народно-хозяйственной сферах, очертить контуры государственной политики по отношению к документации, решить правовые вопросы организации документооборота между органами управления по вертикали исполнительной власти и по горизонтальным связям, ввести нормы, позволяющие унифицировать требования к программным, технологическим и техническим средствам, используемым в государственном управлении, урегулировать документирование отношений граждан и государства, определить ответственность организаций за документирование своей деятельности в установленном государством порядке.

Государственная политика в области управления документацией, по нашему мнению, должна быть направлена на сокращение объемов документооборота, унификацию систем документации, формулирование требований к документам управления, правилам документирования. Закон о документации

должен быть подкреплен комплексом подзаконных нормативных актов инструктивно-методического характера.

Вопросы управления документацией в стране целесообразно возложить на федеральный орган управления архивным делом. Архивные органы, как показывает мировой и отечественный опыт, в наибольшей степени подготовлены к выполнению подобной функциональной задачи и заинтересованы в ней. Современные задачи, функции и полномочия Росархива должны быть существенно расширены.

Поскольку управление документацией является межведомственной проблемой, представляется целесообразным создать при Росархиве Межведомственную комиссию как экспертно-консультативный орган для рассмотрения проблем управления документацией, координации научно-методической деятельности, выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию управления документацией в Российской Федерации.

7. Все более возрастающее значение в последнее время приобретают задачи упорядочения и регламентации ведения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и организациях, и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего речь идет о так называемом «электронном документообороте», неурегулированность которого соответствующими правовыми актами и технико-технологическими регламентами вызывает у специалистов-практиков, в том числе у архивистов, большую озабоченность и неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки. Не решены, в частности, вопросы юридического ат-рибутирования электронных документов.

8. Практическую работу по построению современных систем управления документацией в организациях предлагается проводить с использованием методологии информационного менеджмента. Информационный менеджмент в научном смысле включает в себя достижения нескольких смежных дисциплин, разноаспектно соприкасающихся с управлением информа-

цией в современных организациях. Использование информационного менеджмента позволяет на практике перейти к информационно-ориентированному типу организации, характерному для информационного общества. Информационный менеджмент как новая методология построения системы управления документацией в качестве системообразующего звена новой парадигмы имеет фундаментальное значение для организаций и в качестве ме-таконцепции обладает значительным интегрирующим потенциалом.

Использование методологии информационного менеджмента позволит решить многие вопросы теории и практики управления документацией в современных организациях, которые разделены барьерами не только между профессиональными областями, но и используемыми техникой и технологиями, обусловленными традициями и некачественным менеджментом. Единая методология позволит интегрировать документацию и информацию в общий информационный ресурс и построить эффективно действующую информационную инфраструктуру организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью достижения с наименьшими затратами эффективного документационного обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы. Ее практическое внедрение позволит эффективнее провести начавшуюся реформу государственного управления в Российской Федерации, улучшить использование информационных ресурсов управленческой документации, применить современные научные достижения для улучшения качества управления документацией в организациях.

1. Управление документацией и новые информационные технологии. - М: Научная книга, 1998. - 137 с.

2. Информационный менеджмент в современных управленческих структурах: Метод, рекомендации / ВНИИДАД. - М., 1997. - 48 с. - В соавторстве.

3. Развитие организационных форм рационализации управленческого труда и делопроизводства в СССР: Учеб. пособие по спецкурсу. Ч. 1 / МГИАИ.

М., 1982. - 78с. . . .

4. Организация работы с документами: Учебник, -г- М.: ИНФРА, - 1998.

5. Журнальная периодика 1920-х годов о рационализации управленческого труда и делопроизводства: Учеб. пособие по спецкурсу / МГИАИ. - М., 1981. - 83 с. В соавторстве.

6. Рационализация управленческого труда и делопроизводства в периодике 1920-х годов: Учеб. пособие по спецкурсу / МГИАИ. - М., 1982. - 77 с.

7. Современные системы документационного обеспечения управления: Учеб. пособие / МГИАИ, - М., 1982. - 99 с. - В соавторстве.

8. Матричное и графическое моделирование в организационном проектировании: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1986. - 88 с. - В соавторстве.

9. Организация управленческого труда в государственных учреждениях: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1986. - 165 с. - В соавторстве.

10. Специальные системы документирования: Учебник. - М.: Экономика, 1989. - 143 с. - В соавторстве.

11. Рационализация делопроизводства в Правлении Московско-Казанской ж.д. в 1923-1925гг. // Актуальные вопросы методики документоведения и архивоведения / МГИАИ. - М., 1976. - С. 147-154.

12. Документы о деятельности ведомственных органов рационализации госаппарата в 1920-е годы // Сов. архивы. - 1977. - № 4. - С. 68-72.

13. Журнал «Вестник путей сообщения» (1918-1926 гг.) о рационализации управления и делопроизводства // Некоторые вопросы историографии и источниковедения истории СССР: Сб. ст. / МГИАИ. - М., 1977. - С. 71-88.

14. Опыт разработки адаптирующейся автоматизированной системы документационного обеспечения министерств и ведомств // Проблемы информационного обеспечения фундаментальных и прикладных научных исследований в свете решений XXVI съезда КПСС: Тез. докл. и сообщ. Всесоюз. конф. - М., 1982.-4.2. - С. 115-118. - В соавторстве.

15. Автоматизация документационного обеспечения управления: Тезисы // Научные разработки на службе экономики: Тез. докл. науч.-практ. конф. 21 июня 1983 г. - М., 1983. - С. 94-96.

16. Об использовании исторического опыта организации работы по совершенствованию управленческого труда в государственных учреждениях // Актуальные вопросы организации труда в государственных учреждениях: Межвуз. сб. / МГИАИ. - М., 1983. - С. 123-133.

17. Опыт разработки автоматизированной системы оперативного информирования и контроля исполнения // Вопросы информационного обслуживания / МГИАИ. - М., 1983. - С. 153-157. - В соавторстве.

18. К вопросу о становлении и развитии социалистической культуры управления (1917-1941 гг.) // Духовный потенциал СССР накануне Великой

Отечественной войны. Из истории советской культуры. 1917-1941 гг.: Сб. ст. / АН СССР. Ин-т истории. - М., 1985. - С. 7-22.

19. Опыт и основные проблемы создания автоматизированной системы до-кументационного обеспечения управления // Научная организация управленческого труда в аппарате министерств и ведомств / МГИАИ. - М., 1985. -С. 173-179.

20. Автоматизация составления документов на базе автоматизированных рабочих мест // Опыт разработки АРМ служащего: Межвуз. сб. / МГИАИ. - М., 1985. - С. 54-60. - В соавторстве.

21. Из опыта рационализации управления в ведомствах // Развитие системы планового управления экономикой: Сб. тез. Всесоюз. семинара 26-28 июля 1986 г. - М.: Изд-во МГУ, 1986; -С. 72-73.

22. Некоторые проблемы информационной культуры управленческого труда // Советская культура: 70 лет развития. - М.: Наука, 1987. - С. 198-203.

23. Децентрализация: опыт 1920-х годов по децентрализации управления: Тезисы // Демократизация управления общественным производством (материалы Всесоюзного симпозиума). - М.: Изд-во МГУ, 1989. - С. 79-80.

24. Management rekonstruction: Problems of MIS computersing. - Proceedings of International IFIP-HUB-Conference on Information System, Work and organisation design. - Working Group 2. - Berlin, GDR, July 10-13, 1989. - C. 40-41. - Англ. яз.

25. Унификация документов в ведомствах: опыт 1920-х гг. // Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы / ВНИИДАД. - М., 1989. - С. 79-89.

26. The new legislation on the archival fond and archives in Russia. - XVI. Pos-vetovanie sodobni arhiv"94. - Maribor, 1994. - C. 71-74. - Англ. яз.

27. All-russia Scientific Research Institute for Dokumentation and Archival Matter and its issues in the records management sphere. - Informationsver-mittlungsstellen als Kern des internen Informationsmanagements. Proceedings des 18. Internationalen Kolloguiums uber Information und Dokumentation. - Oberhof, 1994. - C. 177-181. - Англ. яз.

28. ВНИИДАД в системе учреждений Государственной архивной службы России: проблемы развития научно-исследовательской и методической работы // Актуальные проблемы управления архивным делом и экономической деятельности архивных учреждений России: Материалы науч,-практ. конф., 3 окт. 1993 г., Москва / ГАС России. - М., 1994. - С. 185-190.

29. Архивная школа Марбурга//Отеч. архивы. - 1994. - № 3. - С. 108-111.

30. Das Dokumentationssystem in Rusland. - Proceedings des deutschen Dokumentartag 1994 «Informations und Dokumentenmanagement». Univer-sitat Trier, 27-30.09.1994. -- S. 171-174. - Нем. яз.

31. Менеджмент информационных ресурсов как инструмент конвергенции социальных технологий // Проблемы теории и практики управления. - 1994.- № 5. - С. 91-97. - В соавторстве.

32. Die Erstellung organisatorisch - funkzioneller Modelle in russischen Archiven. - ATLANTI, MARIBOR. - 1995. - C. 125-128. - Нем. яз.

33. О проекте информатизации архивного дела в России // Информатика и вычислительная техника. - 1995. - С. 24-26. - В соавторстве.

34. Информационный менеджмент и управление документацией // Документ в административных структурах: Тез. докл. и выступления на Междунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 21-33.

35. Информационный менеджмент в управленческих структурах рыночной экономики // Документ в административных структурах. Тез. докл. и выступления на Междунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995.- С. 124-131. - В соавторстве.

36. О концепции системы документационного обеспечения государственного управления в Российской Федерации // Материалы конференции НТИ-95. 19-20 окт. 1995 г. / ВИНИТИ. - М., 1995. - С. 85-90.

37. Rusland - der Westen: Einige Integrationsprobleme neuer Informationstech-nologien im Bereich des Dokumentenmanagements. - Deutscher Dokumen-tartag 1995. Proceedings. DGD, Frankfurt am Main, 1995. - S. 345-352. - Нем. яз.

38. К 30-летию ВНИИДАД. Научная деятельность института // Отеч. архивы. - 1996. - № 1. - С. 3-12.

39. О научном и информационном обеспечении разработки управленческих решений // Управление в архивном деле. Федеральные, региональные и муниципальные архивы. Архивист как государственный служащий: Материалы междунар. семинара 21-23 марта 1995 г., Москва / ГАС России. - М., 1995. -С. 116-120.

40. Computers in Archives: Some Aspects of Social and Psychological Adaptation of Archivists. ATLANTI N 6, Maribor, 1996. - C. 99-101. - Англ. яз.

41. Интеллектуализация информационного менеджмента инвестиционного проекта // Интеллектуальные системы: Тр. Второго междунар. ин-та. - М.: РУДНПАИМС, 1996. - Т. 2. - С. 267-269. - В соавторстве.

42. Основные этапы развития делопроизводства в России // Студш apxisnoi справи та документознавства / УГНИИАДД. - Ктв, 1996. - Т. 1. - С. 77-84.

43. Electronic dokuments and archives: the situation in the Russian Federation. - Proceeding of the DLM-Forum on elektronic records. Brussels, 18-20 Deze-mber 1996. European Communites, 1997. - P. 238-242. - Англ., нем., фр. яз.

44. Форум по электронным документам // Отеч. архивы. - 1997. - № 2. - С. 100-101.

45. О направлениях НИР в области документоведения и управления документацией // Вест, архивиста, 1997. - № 3 (39). - С. 27-35. - В соавторстве.

46. Dokumentation und Schriftgutverwaltung in Russland: Eine neue Qualitat ist notig. - Information und Dokumentation: Qualitat und Qualifikation. Deutscher Dokumentartag"97, DGD, 1997. - S. 15-22. - Нем. яз.

47. Системно-функциональная концепция информационного менеджмента инвестиционного проекта // Информационные технологии. - 1997. - № 6. - С. 35-38. - В соавторстве.

48. Документационное обеспечение и информационный менеджмент // Делопроизводство. - 1997. - №2/1. - С. 14-19.

49. Die Auswirkung neuer Informationstechnologien auf die Archivbenutrung in RuBland - ATLANTI. 1988. - № 8. - C. 45^9. - Нем. яз.

50. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача // Делопроизводство. - 1998. - № 1.

51. Управление документацией. Проблемы нормативно-методического регулирования // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 5-8. - В соавторстве.

52. Проблемы создания единого информационно-архивного пространства в СНГ. The Common archival Heritage of states and Nations of central and Eastern Europe. Materials of the International Conference. Golawice, October 22-24,1997. -Warszawa, 1998. -C. 121-123.

53. 30 лет ВНИИДАД // Археографический ежегодник за 1996 год.- М.: Наука, 1998. - С. 49-56. - В соавторстве.

54. Документоведение формировалось в недрах архивного дела // Служба кадров. - 1999. - № 1. - С. 31-36.

55. Die Anwendung von neuen Informationstechnologien bei der Gestaltung des Fmdmittelsystems in den Staatsarchiven Russlands. ATLANTI, 1999. - № 9.

C. 110-113. - Нем. яз.

56. Информация как ресурс управления // Служба кадров. - 1999. - № 5.

57. От информации к менеджменту знаний // Служба кадров. - 1999. - №6. -С. 38-41.

58. Законодательное регулирование документационного обеспечения управления в Российской Федерации // Российская государственность: традиции, преемственность, перспективы: Материалы II Чтений памяти проф. Т.П. Коржихиной 26-27 мая 1999 г. / РГГУ. - М., 1999. - С. 307-312.

59. Информационный менеджмент в организации // Служба кадров. - 1999.

- №9. -С. 37-42.

60. Средства передачи информации // Служба кадров. - 1999. - № 10. - С. 42-45.

61. Уровень задают АСУД // Служба кадров. - 1999. - № 11. - С, 51-58.

62. Всеросшський науково-дослщний шститут документознавства та apxieHoi отрави на меж1 столпъ // Студн з apxieHoi справи та документознавства / УГНИИАДД. - Кшв, 1999. - Т. 4. - С. 172-174. -Укр. яз.

63. Einige theoretische und praktische Probleme der Archivierung von elektroni-schen Aufzeichnungen in Russland. - Nachrichten fur Dokumentation, 1999.

- № 6. - S. 493^96. - Нем. яз.

64. Richtlinien fur die Proektierung und Einsetzung von archivischen Software Systemen in Russland - ATLANTI, vol. 10, № 1, Maribor, Slovenija, 2000. - C. 47-53. - Нем. яз.

65. Проблемы автоматизации управления документацией в современных организациях // Документ. Архив. История. Современность: Материалы на-уч.-практ. конф. 20-22 апр. 2000 г., Екатеринбург. - Екатеринбург, 2000. - Ч. 1.- С. 15-19.

66. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. - 2000. - № 1, - С. 5-9.

Управлению персоналом 2. Жизненный цикл организации 1. Основные подходы к управлению персоналом Управление персоналом - одна... ; правила охраны коммерческой тайны и технической документации . 3. Оплата труда: нормы и формы оплаты...

Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба» Дипломная работа

Диплом

1999. №4. С. 56-59. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора... ПРИОР, 2001. 12 Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертационная работа...

Краткий справочник по фондам центра документации общественных организаций

Интернет справочник

управление архивами свердловской области государственное учреждение центр документации общественных организаций свердловской... Центр документации общественных организаций Свердловской области. // Архивы Урала: Научно-популярный журнал/ Управление ...

В книге рассматриваются вопросы теории и практики управления документацией в организациях с использованием методологии информационного менеджмента. Исследуются вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента, рассмотрены новые информационные технологии применительно к управлению документацией, вопросы его автоматизации и проектирования.

Книга предназначена для ученых и специалистов в области управления документацией и может быть использована в качестве учебного пособия для студентов документоведчееких специальностей.

Б Б К 65.050.

О М.В. Ларин. 200 ISBN 5-7671-0026ОГЛАВЛЕНИЕ Введение Глава 1. Документированная информация как ресурс управления

1.1. Роль информации в управлении

1.2. Информационная инфраструктура организации

1.3. Информационные ресурсы организаций Глава 2. Некоторые проблемы эволюции управленческого документа

2.1. Развитие понятия «документ»

2.2. Управленческая документация

2.3. Электронная документация Глава 3. От делопроизводства к управлению документацией

3.1. Периодизация истории отечественного делопроизводства и дореволюционный этап его развития

3.2. Советское делопроизводство

3.3. Современная законодательная и нормативная база документационного обеспечения управления

3.4. Управление документацией Глава 4. Проблемы автоматизации управления документацией

4.1. Автоматизация документационного обеспечения управления в 70-80-е годы

4.2. Современные условия и предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией

4.3. Проблемы систематизации, выбора и оценки автоматизированных систем управлен

– – –

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования связано не только с принятием юридических основ их деятельности, но и с формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование ее небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска возможностей овладения и управления документированной информацией.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В условиях современного общества информация стала полноценным ресурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация, как известно, концентрируется в документах, которые придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, именно документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению.

Проблемы документирования управления и организации его документационного обеспечения являются столь же древними, как сами документы и управление. Однако под воздействием различных факторов, в особенности под влиянием научно-технического прогресса, мы вынуждены возвращаться к этой теме вновь и вновь. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Эти процессы ставят перед учеными - документоведами ряд вопросов, требующих незамедлительного ответа. Первый из них - как должно измениться документоведение в качестве научной дисциплины, изучающей документ, в условиях глобализации мировых информационных процессов. Второй - как влияют новые информационные технологии на ситуацию в практической сфере работы с документами. Третий - насколько верны были наши прежние представления об изучаемом предмете и каковы тенденции его развития в ближайшем будущем, какие стратегические цели следует выдвинуть в сфере управления документацией и какие тактические схемы реализовать для решения актуальных практических задач в этой области.

Разумеется, поставленные вопросы требуют объединения усилий отечественных документоведов и не могут быть полностью решены в отдельной работе. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Необходимо признать, что в «дореформенных» условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало возможности существовавших информационных систем.

В данный момент в России сложилась противоречивая ситуация в сфере управления документацией. С одной стороны, устарели ранее принятые организационно-методические документы: государственная система документационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы. Наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области документоведения и архивоведения по различным причинам, в том числе, из-за отсутствия соответствующего финансирования. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документационного обеспечения, недостает современной учебной и методической литературы по этим вопросам. Наметился определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений, выпускающих квалифицированных специалистов, и научных организаций. В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава служащих, отход от устоявшихся документоведческих традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами.

С другой стороны, вследствие проникновения новой техники и новых технологий в управление, происходит изменение структуры документооборота. Смена экономических основ жизни общества ведет к трансформации ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления. Однако, эти перемены слабо учитываются системами документационного обеспечения управления в организациях, где продолжают действовать устаревшие правила и стандарты.

Для укрепления российской государственности, а, следовательно, государственной службы, требуется расширение границ зон стабильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация управления документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления государственного аппарата и существенным элементом его стабильности.

Поэтому можно считать назревшей проблему управления документацией, вызванную необходимостью активного целенаправленного формирования информационных ресурсов, удовлетворяющих потребности организаций. Чрезвычайно важны для современного документоведения исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен несколькими факторами:

во-первых, наличием социального заказа общества, связанным с необходимостью упорядочения документальной среды в сфере управления, прежде всего, государственного;

во-вторых, потребностью государственной архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем архивоведения и документоведения для трансформации их в прикладные научные разработки;

в-третьих - возрастающим интересом к информатизации России и путям вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Оценивая степень разработанности и изученности темы, следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Поэтому историография проблемы очень бедна.

Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета иг.ппедования в постановочном плане: как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства 1.

Между тем в развитых странах, давно прошедших этап «первоначального накопления» средств вычислительной техники и связи, в обществе, которое теперь характеризуют как «постиндустриальное» или «информационное», разработке проблем управления документацией уделяется все больше внимания. Особенно эта тенденция проявилась в конце 70-х годов, когда стало очевидным, что компьютеры (в том числе персональные) не приводят к созданию «безбумажных контор», а наоборот, увеличивают объемы бумажного документооборота.

В этих условиях западные ученые сосредоточили свое внимание на научных аспектах управления документацией и активизировали исследования в этой области знаний и административной деятельности. По линии ЮНЕСКО и других международных организаций были даже предприняты усилия по координации работы ученых разных стран в этом направлении, которые дали теоретические и практические результаты. В итоговом докладе по программе RAMP (автор Дж. Роудз) управление документацией характеризуется как общая функция управления, охватывающая работу с документами в организациях на всех стадиях их жизненного цикла 2.

Изучение работ западных, прежде всего американских и немецких специалистов показывает, что даже среди них нет полного единства в понимании управления документацией как научной категории. Однако большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций, информационным ресурсом (Ф. Хортон, К. Леннон, А. Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Стефенс и др.) 3. Важно подчеркнуть, что многие ученые и специалиСокова А.Н. Управление документацией за рубежом (научно-аналитический обзор) - Всесоюзная научно-практическая конференция по теме «Организационно-правовые вопросы создания документов средствами вычислительной техники и использования их в народном хозяйстве»: Тез. докл. - М.: 1984. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № Бр. 2081, С. 120-158; Она же. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985 и др.

Роудз Дж. Роль архивов и управление документацией в национальных информационных системах. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, - № 1064 «п». 1989.

Исходя из такой оценки, выдвигается требование более глубокого использования новых информационных технологий в работе с документацией и включение структур управления документацией в общую инфраструктуру организаций 1. Отличительной чертой исследований западных специалистов является их ориентация на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомственным хранением документов.

Очевидно, что в России существуют свои традиции в сфере работы с документами и прямое заимствование западного опыта и западных подходов невозможно. Именно поэтому мы обратились к изучению проблем эволюции отечественной документации и развития делопроизводства в России, имея целью оценку достигнутого уровня организации работы с документами и степени своеобразия национальных традиций в этом для решения вопроса о возможности применения основных принципов и методов управления документацией.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в опубликованных монографиях, сборниках научных трудов МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций и других научных мероприятий. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления)3. Следует отметить, что в ряде случаев учебные № 1241 «п». 1998. С. 6; Саммервил Дж. Р. Управление документацией: «Что новенького». - Пер. с англ. Золотухиной И.Г. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1159 «п». 1994. С. 4.

Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994.

C. 11-38; Макдональд Д. Управление документами в современном учреждении.

СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1220 «п»; Роберж М. В эпоху информации - глобальное системное и систематизированное управление административной информацией. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1144 «п» и др.

Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. - М.: Знание, 1975.

64 с; Кузнецова ТВ., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техпособия, особенно изданные в 70-80-е годы, могут служить в качестве исследовательской литературы, поскольку отражают результаты научной работы их авторов. Не секрет, что трудности с изданием монографических трудов заставляли ученых прибегать к такой форме публикации научных исследований, как учебные пособия по специальным курсам. Тем не менее, создание монографических работ по документоведению по-прежнему остается актуальной задачей.

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины. В учебных пособиях, статьях, выступлениях на конференциях им были изложены основные положения о задачах документоведения, системах документации, функциях документов, которые затем развивались и дополнялись. Учебное пособие К.Г. Митяева до настоящего времени является концептуальным исследованием, актуальным в ряде позиций и сегодня 1.

Последующие учебные пособия историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала ническая документация: Учеб. пособие. - М.: Высш. шк., 1991. - 159 с; СоковаА.Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985. - 64 с; Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб.

пособие / МГИАИ. - М., 1983. - 83 с; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления: Учеб. пособие / МГИАИ.

М., 1982. - 99 с; Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1996. - 222 с; Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. М.: ЮК МГУ, 1994; Организация работы с документами: Учебник/ Гос. Академия управления.

М.: Инфра-М, 1998; Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.:

ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 359 с и др.

Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959. - 359 с.

Митяев К.Г. Теория и практика архивного дела: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1946. - 248 с; Он же. История и организация делопроизводства в СССР. Указ.

соч.; Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. - 1964. - № 2 и др.

10 по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода 1.

Вместе с тем, в 70-80-е годы появились учебные пособия, в которых изложены результаты научных исследований Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления 2. В отдельных работах ставятся основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматриваются проблемы влияния электронно-вычислительной техники на делопроизводство 3.

Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Рудельсон и другие ученые 4.

В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и методическими разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников делоИстория делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / Под ред. ЯЗ. Лившица, В.А. Цикулина / МГИАИ. - М., 1974. 170 с; Илюшенко МП. История делопроизводства в дореволюционной России / РГГУ. - М., 1993.

Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ., Цикулин В.А. Системы документирования: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1977. - 87 с; Илюшенко МП., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение / МГИАИ. - М., 1977. - 83 с.; Илюшенко МП., Кузнецова Т.В. Формуляр документа / МГИАИ. - М., 1986. - 86 с; Кузнецова ТВ., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985 и др.

Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1983; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления / МГИАИ. - М., 1982 и др.

Малитиков А.С. Задачи и организационные пути разработки Единой государственной системы делопроизводства для учреждений, организаций и предприятий // Вопросы архивоведения.

1965. - № 1; Его же. Некоторые вопросы организации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД / ВНИИДАД. - М., 1971. - Т. 2; Банасюкевич В.Д., Сокова А Н. Вопросы формирования теории документоведения // Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.) / ВНИИДАД. - М., 1983; Банасюкевич В.Д., Зонов В.М. Типовая система документационного обеспечения центрального аппарата министерств и ведомств // Советские архивы. - М., 1986. - № 4; Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М.: Наука, 1973 и др.

производства, которые, в основном, интерпретируют в доступном для практиков виде накопленный научно-методический потенциал документоведения. Однако в некоторых из них содержатся ценные наблюдения и мысли, особенно в части создания общеучрежденческих систем документационного обеспечения управления и комплексного применения компьютерных технологий. В ряду этих изданий следует выделить работу Т.В. Кузнецовой 3.

Значительным вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют значение для данного исследования. Следует выделить докторскую диссертацию А.Н. Соковой 4, в которой впервые после К.Г. Митяева делается удачная попытка сформулировать некоторые области теории документоведения в условиях, когда начинают внедряться в практику новые информационные технологии.

Кандидатские диссертации, как правило, рассматривают отдельные аспекты теории и практики документоведения. К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода отечественной истории (работы Андреевой В.И., Багинского И.М., Банасюкевича В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кремера Б.И., Кузьмичева А.Д., Ларина М.В., Подольской И.А., Райхцаума А.Л., Сольского Д.И., Тамм И.Е. и др.) 5.

См., например: Справочник по деловой переписке. - М.: Межрегионсервис, 1996; Стенюков MB., Делопроизводство на малом предприятии. М.: Приор, 1999 - 224 с; Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учеб. пособие / Ассоциация авторов и издателей «Тандем». - М.: Изд-во Экмов, 1998. - 208 с; Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - 2-е изд., испр. и доп. / ЗАО «Бизнес-школа». - М.: Интел-Синтез, 1998. - 288 с.

Кузнецов С.Л., Делопроизводство на компьютере. - М.: Интел-Синтез, 1999. - 208 с; Кирсанова MB., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. -

М.; Новосибирск: ИНФРА-М, 2000. - 287 с; Стенюков MB. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по ДОУ деятельности предприятия. - М.:

Приор, 1998. - 144 с; Андреева В.И., Кузнецова ТВ., Серова Г А Делопроизводство в бухгалтерии. Практическое пособие. - М.: Бухгалтерский бюллетень, 1996.- 218 с. и др.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - 2-е изд. - 2000. - 328 с.

Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.): Автореферат дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987.

Андреева В.И. Основные направления научной организации управленческого труда и делопроизводства государственного аппарата СССР (по материалам журнальной периодики 1920-х годов): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985. - 24 с; Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (На материалах Министерства угольной промышленности СССР за 1971-1975 гг.): Автореф. дис.... канд. ист наук. 05.25.02 / Значительно слабее исследован дореволюционный период (Вялова Л.М., Лукашевич А.А.) 1.

Часть диссертационных работ посвящена исследованиям систем документации и документированию отдельных функций управления (работы Быковой Т.А., Герасимовой И.В., Емельянова Н.Ю., Ефановой И.Б., Красавина А.С., Потаповой Л.В., Чуковенкова А.Ю.), другие диссертации охватывают вопросы документационного обеспечения отдельных объектов, однотипных учреждеМГИАИ. - М., 1977. - 25 с; Багинский И.М. Деятельность В.В. Куйбышева по совершенствованию аппарата и делопроизводства Наркомата Рабоче-крестьянской инспекции СССР. Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с; Додонова М.И. Проблема делопроизводства в советской литературе 20-х годов: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975.

33 с; Костомаров М.Н. Деятельность Московской рабоче-крестьянской инспекции по совершенствованию аппарата управления и делопроизводства (1920-1929 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1976.

33с; Ларин М.В. Ведомственные органы рационализации и их деятельность по совершенствованию государственного аппарата и делопроизводства (1923гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с;

Подольская И.А. История развития методических основ рационализации делопроизводства в СССР: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с; Райхцаум А.Л. Совершенствование аппарата управления и делопроизводства в СССР органами вневедомственной рационализации (1924Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с;

Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства. 1917- 1923 гг.: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975. -28 с;

Вялова Л.М. Организация делопроизводства центральных органов управления в законодательных актах Российской империи первой половины XIX в.: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987. - 23 с; Лукашевич А.А.

Развитие губернской делопроизводственной документации 70-90-х гг.: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1995. - 24 с.

Емельянов Н.Ю. Документирование организации научно-исследовательской деятельности в отраслевых НИИ (1970-1980 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук.

05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1985. - 24 с; Ефанова И.Б. Развитие документационного обеспечения разработки государственных стандартов (1940-1980 гг.):

Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1986. - 24 с; Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления (история и современное состояние): Автореф. дис....

канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с; Потапова Л.В. Организация работы с обращениями граждан в исполкоме Моссовета и их влияние на его деятельность (1960 - начало 1980-х гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук.

05.25.02 / МГИАИ. - М., 1989. - 28 с; Чуковенков А.С. Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 24 с. и др.

ний (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., ПшенкоА.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.)1. Достаточно глубоко проработаны вопросы унификации и стандартизации документов (Васильев М.А., Кокорев В.И., Санкина Л.В., Сокова А.Н., Янковая В.Ф.)2.

В некоторых диссертациях (Малитиков А.С., Предейн Е.В., Щенснович Г.Г.)3 рассмотрены общие и специальные проблемы функционирования служб документационного обеспечения управления.

Изучение диссертационных исследований показывает, что проблемы управления документацией не нашли в них глубокого отражения, они требуют современного комплексного подхода и рассмотрения. Об этом свидетельствует и анализ литературы по смежным с документоведением научным направлениям.

Архипова Н.И. Документационное обеспечение управления вычислительными центрами (история, современное состояние и перспективы развития). Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 25 с; Можаева Н.Г. Деятельность исполнительного комитета Совета рабочих, крестьянских и красноармейских документов по совершенствованию управленческого аппарата и документационного обеспечения в местных Советах Московской губернии (области) (1921-1930 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985.

25 с; Морозов Е.А. Совершенствование организации и документирования коллегиальной деятельности Госплана РСФСР в 1925-1980 годах: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1982. - 23 с; Пшенко А.В. Документирование деятельности архивной службы на современном этапе: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1983. - 24 с; Сироткин А.Н. Документационное обеспечение государственного фонда алгоритмов и программ (исследование и разработка в 1966-1987 гг.). Автореф. дис.... канд.

ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 25 с; Степанов Е.А. Совершенствование документационных процессов в системе управления высшим и средним специальным образованием СССР (история и современное состояние): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с. и др.

Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 42 с; Кокорев В.И. Разработка и исследование системы моделей для унификации и стандартизации управленческих документов: Автореф. дис.... д-ра техн.

наук. 05.25.02, 08.00.20 / МГИАИ. - М., 1980. - 34 с; Санкина А.В. Совершенствование форм управленческих документов на основе стандартизации и унификации (1917-1980): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1983. - 24 с; Сокова А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР (1917-1970): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1971. - 16 с; Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 23 с. и др.

Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследований в СССР (1956-1970 годы): Автореф. дис.... канд. ист. наук 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1971. - 22 с; Предейн Е.В. Контроль исполнения документов в аппарате управления. История и современное состояние: Автореф. дис... канд. ист. наук. 05.25.02/ ВНИИДАД. - М., 1981. - 22 с; Щенснович ГГ. Разработка основных принципов организации системы документирования в условиях АСУ: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 29 с.

В последние годы наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие публикации журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологическим проблемам, истории делопроизводства, правовому обеспечению документирования деятельности управленческого аппарата, влиянию новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблемам электронных документов 1.

Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты проблемы управления документацией и могут рассматриваться как добротный исследовательский материал для последующей аналитико-синтетической переработки.

Проблему управления документацией невозможно рассматривать без анализа архивоведческой литературы. Учеными - архивоведами проделана серьезная исследовательская работа, важная для понимания гносеологии документа, формирования и развития систем документации, терминосистемы документоведения (А.

В. Елпатьевский, В.П. Козлов, А.Д. Степанский). Специалисты См., например: Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1. - С. 9-18; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современные концепции электронных архивов // Там же. - С. 18-27; Они же. Электронные архивы и электронный документооборот // Там же. - 1999. - № 2. - С. 17-26; Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) // Делопроизводство. - 1999. - № 1. - С. 41-46.; Костомаров М.Н.

«Многоликий Янус» - документ в системе информационного менеджмента // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 22-31.; Матвеенко В.А. Правовые и организационные проблемы документационного обеспечения управления // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Докл. и сообщения на шестой Междунар. науч.-практ. конф.

От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы перехода // Там же. - С. 69-72; Кулешов С.Г. О понятии «электронный документ» / Там же. - С. 54-57; Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 5-8; Санкина Л.В. Организация службы ДОУ. Проблемы нормативной документации / Документ в административных структурах: Тезисы докл. и выступл. на междунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 62-65 и др.

Козлов В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Отеч. архивы. - 2001. - № 1. - С. 10-29; Степанский АД. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // в области архивоведения много сделали для понимания информационных свойств документа, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по архивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказано сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов1.

Представляют интерес архивоведческие работы, в которых показаны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов2, работы, освещающие зарубежный опыт (Е.В. Старостин, Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. - М., 1965;

Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации». - М., 1972; Сокова А Н. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М., 1985. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 039-86; Автократов В.Н. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. М., 1976. - Т. 6. - Ч. 1; Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М., 1984 и др.; Медушевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы.

1979. - № 2. - С. 5; Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия «документная информация» в свете ленинской теории отражения // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения» (январь 1974) / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 27; Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине «документ» // Советские архивы. - 1987. - № 1. - С. 54 и др.

Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М., 1973. - С. 24-29; Автократов В.Н. К проблеме вовлечения информационных категорий в архивоведение // Труды ВНИИДАД - М., 1973. - Т. 3. - С. 251-263; Его же.

Некоторые аспекты объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. - Т. VI. - Ч. 1. - М., 1976; Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12; Его же. Пространственная одиссея документов как глобальное явление // Отеч. архивы. - 1992. - № 6. - С.24-29 и др.

Елпатьевский А.В. К истории документирования актов гражданского состояния в России и СССР (с XVIII в. по настоящее время) // Актовое источниковедение. - М., 1979. - С. 67; Белова ЕВ., Елпатьевский А.В., Колосова Э.В. «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» // Советские архивы. - 1973. - № 2. - С. 20; Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. - 1964. - № 2. - С. 68; Сорокин В.В. Архивы учреждений СССР (1917-1937) / МГИАИ. - М., 1982; Князев ГА. Теория и практика архивного дела (Опыт систематического руководства). - Л., 1935; Малитиков А.С. Некоторые вопросы организации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД. - Т. 2 / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 6; Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы; основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1, - С. 10; Елпатьевский А.В. Из истории формирования основных нормативно-методических документов отечественного архивИ.В. Карапетянц)1. Архивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации 2.

В первую очередь это исследования, в которых отражены проблемы, связанные с пониманием сущностных характеристик информации как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афанасьева и других, написанные в разные годы, позволили сформировать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея работы о неразрывной связи информации и документации и возможности применения методологии управления информацией к управлению документацией 3. В работах К.Б. Гельмана-Виноградова, Г.Г. Артамонова, Г. Вольфрама, А.Д. Урсула и других ученых глубоко разработаны принципиально важные проблемы формирования и эксплуатации информационных ресурсов как в глобальном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Окончательного решения проблема информационных ресурсов еще не получила, тем не менее, в указанных работах сформулированы понятийные категории, основные методологические и концептуальные положения, которые важны для данного исследования 4.

ного дела // Отеч. архивы. - 1998. - № 4, - С. 16-24; Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет // Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 9-18 и др.

Старостин Е.В. Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и методологии: Автореф. дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / РГГУ. - М., 1995; Карапетянц И.В. Экономические архивы в Западной Европе и США (1905-1995 гг.): Автореф. дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / РГГУ. - М., 1998.

См.: Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе // Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта 1996 г. / ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 16-22.

См. Гиляревский Р.С, Залаев Г.З., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информатика: наука, технология, деятельность / ВИНИТИ. - М., 1998. - С. 15Философский энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1983.- С. 217-218; Урсул А.Д. Путь в ноосферу. - М.: Луч, 1993. - С. 81; Черняк Ю.И. Информация и управление. - М., 1974. - С. 58; Жуков Н.И. Философские основы кибернетики. - М., 1976. - С. 124-137; Афанасьев В.Г. Социальная информация и управление обществом. - М., 1975. - С. 37 и др.

Урсул А.Д. Проблема информации в современной науке. Философские очерки.

М., 1975. - С. 194; Михайлов А И. Проблемы информационного обеспечения В работах специалистов-информатиков документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные 1, они имеют существенный недостаток - отсутствие проработки вопросов документации и документационного обеспечения в условиях развития новейших информационных технологий. Эта проблема никак не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информации», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» и есть документы на различных, преимущественно бумажных, носителях.

Слабо разработаны в литературе и вопросы электронных документов. Наблюдаются серьезные терминологические расхождения, непонимание природы электронных документов, их взаимосвязи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными документами. Тем не менее, анализ данной группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание вопроса и использовать эти работы для решения научной проблемы управления документацией 2.

процессов управления // Вторая Всесоюзная научно-техническая конференция «Проблемы научной организации управления социалистической промышленностью». - Сб. № 1. - Ч. II. - М., 1972. - С. 102-103; Гельман-Виноградов К.Б.

Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12;

Артамонов Г.Г. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. - 1998. - № 6. - С. 31.

(с. 31-35); Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1. Орг. и методика информ. работы. - 1998. - № 4. - С. 31.

(с. 31-36); Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements.

Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - С 35; Артамонов Г.Т. Информатика:

теория и практика (заготовка к книге) // НТИ. - Сер. 1. - 1998. - № 1. - С. 32;

Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995 и др.

См.: Клименко СВ., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга. М.: Анкей - ЭК Трендз, 1999; Информационные технологии для гуманитариев / МГУ. - М.; Саранск, 1998. - С. 67-102 и др.

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960-1980 годы //Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 41; Копылов В.А. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы / ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот // Отеч. архивы. - 1999. - № 2. - С. 19-20; См.: Курило А.П. О правовом режиме электронного документа в системе межбанковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 76; Семилетов СИ. Информация как особый объект права // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 58;

Емельянов Г.В., Павлов О.В. О проблеме правового регулирования использования электронной цифровой подписи в информационных системах // Проблемы законодательства в сфере информатизации: Тез. докл. седьмой Всероссийской конф. - М.: ГУП «ВИМИ», 1999. - С. 6 и др.

Принципиально важное значение имело изучение работ по информационному менеджменту - новой научной дисциплине, сформировавшейся в развитых странах вместе с информационным обществом. В отечественной литературе информационный менеджмент отражен весьма слабо. Лишь в работе А.В. Кострова, подготовленной в виде учебного пособия, сделана попытка системно изложить суть информационного менеджмента, к сожалению, без привязки к российским условиям 1.

В нашей работе было впервые начато исследование информационного менеджмента с позиций документоведения и сделаны выводы, позволяющие оценить информационный менеджмент как перспективное направление развития управления документацией с использованием новых информационных технологий 2. В ряде других работ проблемы информационного менеджмента рассматриваются опосредованно, в рамках решения других задач. Лишь в недавно изданной работе «Информационное обеспечение государственного управления»

под редакцией академика РАН Ю.В. Гуляева впервые за последнее десятилетие комплексно рассмотрены проблемы, концептуальные положения и практический опыт создания и функционирования системы информационного обеспечения высших органов государственной власти Российской Федерации 3.

Учитывая недостаточный уровень освещения проблемы информационного менеджмента в отечественной литературе, автор попытался восполнить этот пробел зарубежными исследованиями по информационному менеджменту. Работы Р. Кулена, Й. Хергета, Г. Верзига, В. Вольфрама, Т. Зеегера, Э. Фогель и других ученых раскрывают суть информационного менеджмента как научной дисциплины и области практического управления 4. Вместе с тем, Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Владимирск. гос. техн. ун-т. - Владимир, 1996. - 132 с; см. также: Перель И.С, Славин В.Н. Информационная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента / НПО «Поиск». - М., 1992. - 65 с; Костомаров М.Н. Управление информационными системами за рубежом / РГГУ. - М., 1996. - 88 с.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии.

М.: Научная книга, 1998. - 137с.

Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обеспечение государственного управления. М.: Славянский диалог, 2000. -425 с.

Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Management Quarterly. - 1993, July. Vol. 27, № 3, - P. 12-16, 30-31; Herget I.

Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informationsspezialisten fur Europa. Proceedings. Konstanz, 1990;

Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen / Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt am Main. - S. 183-187; Kuhlen R.

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 c; Schwetz R. Buro im Wandel // R.v.

Decker"s Verlag, G.Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.; Seeger T. Aspekte der Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, необходимо подчеркнуть, что практически ни в одной из этих работ не сделано даже попытки применить положения информационного менеджмента к управлению документацией.

Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без исследования его правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием дальнейшего укрепления государства и эффективности государственного управления. Область информации и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль - информационное право. В работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты, касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов1. Автор привлекает внимание к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недостаточно отражена в действующем законодательстве и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов, их юридической силы.

1990; Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981; Vogel E. Informationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, S. 897-927; Wersig G. Organisations - Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, BadenBaden, 1989, 390 c.;Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

Копылов В.А. Информационное право. - М.: Юрист. 1997; Он же. Информация как объект правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. - М., 1996. - № 8. - С. 2; Он же. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы // ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4.; Он же. О собственности на документированную информацию // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив.

5 Проблемы документирования управления и организации его докумен-тационного обеспечения являются столь же древними, как сами документы и управление. Однако под воздействием различных факторов, в особенности под влиянием научно-технического прогресса, мы вынуждены возвращаться к этой теме вновь и вновь. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Эти процессы ставят перед учеными - документоведами ряд вопросов, требующих незамедлительного ответа. Первый из них - как должно измениться документоведение в качестве научной дисциплины, изучающей документ, в условиях глобализации мировых информационных процессов. Второй - как влияют новые информационные технологии на ситуацию в практической сфере работы с документами. Третий - насколько верны были наши прежние представления об изучаемом предмете и каковы тенденции его развития в ближайшем будущем, какие стратегические цели следует выдвинуть в сфере управления документацией и какие тактические схемы реализовать для решения актуальных практических задач в этой области.

В данный момент в России сложилась противоречивая ситуация в сфе-

6 ре управления документацией. С одной стороны, устарели ранее принятые организационно-методические документы: государственная система доку-ментационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы. Наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области до-кументоведения и архивоведения по различным причинам, в том числе, из-за отсутствия соответствующего финансирования. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документацион-ного обеспечения, недостает современной учебной и методической литературы по этим вопросам. Наметился определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений, выпускающих квалифицированных специалистов, и научных организаций. В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава служащих, отход от устоявшихся документоведческих традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен несколькими факторами:

8 риография проблемы очень бедна. Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане: как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства 1 .

Сокова А.Н. Управление документацией за рубежом (научно-аналитический обзор) - Всесоюзная научно-практическая конференция по теме «Организационно-правовые вопросы создания документов средствами вычислительной техники и использования их в народном хозяйстве: Тез. докл. - М.: 1984. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № Бр. 2081, с. 120-158; Она же. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985 и др. 2 Роудз Дж. Роль архивов и управление документацией в национальных информационных системах. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1064 «п». 1989.

9 Изучение работ западных, прежде всего американских и немецких специалистов показывает, что даже среди них нет полного единства в понимании управления документацией как научной категории. Однако большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций, информационным ресурсом (Ф. Хо-ртон, К. Леннон, А.Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Стефенс и др.) 1 . Важно подчеркнуть, что многие ученые и специалисты понимают важность взаимодействия управления документацией и управления информацией в организациях, оценивая документацию как важнейшую составную часть информационных ресурсов организации. Исходя из такой оценки, выдвигается требование более глубокого использования новых информационных технологий в работе с документацией и включение структур управления документацией в общую инфраструктуру организаций 2 . Отличительной чертой исследований западных специалистов является их ориента-

Хортон Ф.А., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1196 «п», с. 5, 6; Мордел А. Новая программа по управлению правительственной документацией Великобритании. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 894 «n», Hare С, McLeod J. Records Management in the Information Age II Mananing Information. - London -April. - 1997. - Vol 4. - № 4. - P. 23-25; Хар К., Маклеод Дж. Управление документацией в информационный век. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1241 «п», 1998, с. 6; Саммервил Дж. Р. Управление документацией: «Что новенького». - Пер. с англ. Золотухиной И.Г. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, 1994, № 1159 «п», с. 4. Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung; Wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994, с 11-38; Макдо-нальдД. Управление документами в современном учреждении. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 1220 «п»; Роберж М. В эпоху информации - глобальное: системное и систематизированное управление административной информацией. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1144 «п» и др.

10 ция на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомственным хранением документов 1 .

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в опубликованных монографиях, сборниках научных трудов МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций и других научных мероприятий. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица ЯЗ., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления) 2 . Сле-

Хайвз Кр. Управление документацией, информацией и архивами на фирмах. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 889 «п»; Хортон Ф., Леннон К. Указ. соч.; Рикс А. Делопроизводство как архивная функция. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 946 «п» и др. 2 Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. - М.: Знание, 1975. - 64 с; Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация: Учеб. пособие. - М.: Высш. шк., 1991. - 159 с; Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985. - 64 с; Сокова А.Н., Банасюкевич В.Д., Семенова Г.Ю., Трофименкова Е.В. Концепция развития документационного обеспечения

11 дует отметить, что в ряде случаев учебные пособия, особенно изданные в 70-80-е годы, могут служить в качестве исследовательской литературы, поскольку отражают результаты научной работы их авторов. Не секрет, что трудности с изданием монографических трудов заставляли ученых прибегать к такой форме публикации научных исследований, как учебные пособия по специальным курсам. Тем не менее, создание монографических работ по документоведению по-прежнему остается актуальной задачей.

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведе-ние» и внес большой теоретический и практический вклад в становление до-кументоведения как научной дисциплины. В учебных пособиях, статьях, выступлениях на конференциях им были изложены основные положения о задачах документоведения, системах документации, функциях документов, которые затем развивались и дополнялись. Учебное пособие К.Г. Митяева до настоящего времени является концептуальным исследованием, актуальным в ряде позиций и сегодня 1 .

управления в Российской Федерации / ВНИИДАД. - М., 1992. - 33 с. - Рукопись депонирована в ОЦНТИ по документоведению и архивному делу 11 мая 1993 г., № 107-93.; Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1983. - 83 с; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1982. - 99 с; Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1996. - 222 с; Пшен-ко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. Учеб. пособие. М.: ЮК МГУ, 1994; Организация работы с документами: Учебник / Гос. Академия управления. - М.: Инфра-М, 1998 и др. 1 Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959. -359 с.

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела 1 . Последующие учебные пособия историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода 2 .

Вместе с тем, в 70-80-е годы появились учебные пособия, в которых изложены результаты научных исследований Т.В. Кузнецовой, ЯЗ. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления 3 . В отдельных работах ставятся основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматриваются проблемы влияния электронно-вычислительной техники на делопроизводство 4 .

1 Митяев К.Г. Теория и практика архивного дела: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1946. - 248 с; Он же. История и организация делопроизводства в СССР. Указ. соч.; Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. - 1964. - № 2 и др.

История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / Под ред. ЯЗ. Лившица, В. А. Цикулина / МГИАИ. - М., 1974. 170 с; Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / РГГУ. - М., 1993.

3 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ., Цикулин В.А. Системы документирования:
Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1977. - 87 с; Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лив
шиц ЯЗ. Документоведение / МГИАИ. - М., 1977. - 83 с; Илюшенко М.П., Кузнецо
ва Т.В. Формуляр документа / МГИАИ. - М., 1986. - 86 с; Кузнецова Т.В., Лосев В.И.
Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985 и др.

4 Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-
экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. пособие / МГИАИ. -

Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Рудельсон и другие ученые".

В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников практического делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют в доступном для практиков виде накопленный научно-методический потенциал документоведения 2 . Однако в

М., 1983; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления / МГИАИ. - М, 1982 и др.

1 Малитиков А.С. Задачи и организационные пути разработки Единой государственной сис
темы делопроизводства для учреждений, организаций и предприятий // Вопросы архивове
дения. - 1965. - № 1; Его же. Некоторые вопросы организации и содержания научной ра
боты в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД / ВНИИДАД. - М., - 1971. - Т. 2; Банасюке
вич В.Д., Сокова А.Н. Вопросы формирования теории документоведения // Развитие совет
ского документоведения (1917-1981 гг.) / ВНИИДАД. - М., 1983; Банасюкевич В.Д., Зо-
нов В.М. Типовая система документационного обеспечения центрального аппарата мини
стерств и ведомств // Советские архивы. М., - 1986. - № 4; Рудельсон К.И. Современные
документные классификации. - М.: Наука, 1973 и др.

2 См., например: Справочник по деловой переписке. - М: Межрегионсервис, 1996; Стеню-
ков М.В., Делопроизводство на малом предприятии. Приор. 1999, - 224 с; Печнико-
ваТ.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учеб.
пособие / Ассоциация авторов и издателей «Тандем». - М.: Изд-во Экмов, 1998. - 208 с;
Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд 2-е, испр. и доп. / ЗАО «Бизнес-школа». - М.: Ин
тел-Синтез, 1998. - 288 с.

некоторых из них содержатся ценные наблюдения и мысли, особенно в части создания общеучрежденческих систем документационного обеспечения управления и комплексного применения компьютерных технологий 1 . В ряду этих изданий следует выделить работу Т.В. Кузнецовой 2 .

Значительным вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют значение для данного исследования. Следует выде-лить докторскую диссертацию А.Н. Соковой, в которой впервые после К.Г. Митяева делается удачная попытка сформулировать некоторые области теории документоведения в условиях, когда начинают внедряться в практику новые информационные технологии.

Кандидатские диссертации, как правило, рассматривают отдельные аспекты теории и практики документоведения. К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода отечественной истории (работы Андреевой В.И., Багин-ского И.М., Банасюкевича В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кремера Б.И., Кузьмичева А.Д., Ларина М.В., Подольской И.А., Райхцаума А.Л., Сольского Д.И., Тамм И.Е. и др.) 4 .

1 Кузнецов С.Л., Делопроизводство на компьютере. Интел-синтез, 1999. - 208 с; Кирсано
ва М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. - М.-Новосибирск:
ИНФРА-М, 2000. - 287 с; Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое
пособие по ДОУ деятельности предприятия. - М.: Приор, 1998. - 144 с; Андреева В.И.,
Кузнецова Т.В., Серова Г.А. Делопроизводство в бухгалтерии: Практическое пособие. -
М.: Бухгалтерский бюллетень, 1996. - 218 с. и др.

2 Кузнецова Т.В., Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 1999. - 320 с;

3 Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической рево
люции (1960-1980 гг.): Автореферат дис.... д-ра ист.наук. 05.25.02/ МГИАИ. - М., 1987.

4 Андреева В.И. Основные направления научной организации управленческого труда и дело
производства государственного аппарата СССР (по материалам журнальной периодики

Значительно слабее исследован дореволюционный период (Вяло-ва Л.М., Лукашевич А.А.) 1 .

1920-х годов): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985. - 24 с; Ба-насюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (На материалах Министерства угольной промышленности СССР за 1971-1975 гг.): Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 25 с; Багинский И.М. Деятельность В.В. Куйбышева по совершенствованию аппарата и делопроизводства Наркомата Рабоче-крестьянской инспекции СССР. Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с; Додонова М.И. Проблема делопроизводства в советской литературе 20-х годов: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 33 с; Костомаров М.Н. Деятельность Московской рабоче-крестьянской инспекции по совершенствованию аппарата управления и делопроизводства (1920-1929 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1976. - 33с; Ларин М.В. Ведомственные органы рационализации и их деятельность по совершенствованию государственного аппарата и делопроизводства (1923- 1932 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с; Подольская И.А. История развития методических основ рационализации делопроизводства в СССР: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с; Райхца-ум А.Л. Совершенствование аппарата управления и делопроизводства в СССР органами вневедомственной рационализации (1924-1931): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с; Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства 1917-1923 гг.: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975.-28 с; и др.

Вялова Л.М. Организация делопроизводства центральных органов управления в законодательных актах Российской империи первой половины XIX в.: Автореф. дис. ... канд.ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987. - 23 с; Лукашевич А.А. Развитие губернской делопроизводственной документации 70-90-х гг.: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1995. - 24 с.

16 наА.С, Потаповой Л.В., Чуковенкова А.Ю.) 1 , другие диссертации охватывают вопросы документационного обеспечения отдельных объектов, однотипных учреждений (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., Пшен-ко А.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.) . Достаточно глубоко проработаны

Быкова Т.А. Формирование системы документации по управлению социальным развитием трудовых коллективов. 1965-1985 гг. (на примере электротехнической промышленности): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 27 с; Герасимова И.В. Документационное обеспечение управления научно-исследовательской деятельностью высшей школы (1917 - конец 1980-х гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. - 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1991. - 31 с; Емельянов Н.Ю. Документирование организации научно-исследовательской деятельности в отраслевых НИИ (1970-1980 гг.): Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1985. - 24 с; Ефанова И.Б. Развитие документационного обеспечения разработки государственных стандартов (1940-1980 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1986. - 24 с; Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с; Потапова Л.В. Организация работы с обращениями граждан в исполкоме Моссовета и их влияние на его деятельность (1960 - начало 1980-х гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1989. - 28 с; Чуковенков А.С. Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления: Автореф. дис... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 24 с. и др. 2 Архипова Н.И. Документационное обеспечение управления вычислительными центрами (история, современное состояние и перспективы развития). Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 25 с; Можаева Н.Г. Деятельность исполнительного комитета Совета рабочих, крестьянских и красноармейских документов по совершенствованию управленческого аппарата и документационного обеспечения в местных Советах Московской губернии (области) (1921-1930 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985. - 25 с; Морозов Е.А. Совершенствование организации и документирования коллегиальной деятельности Госплана РСФСР в 1925-1980 годах: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1982. - 23 с; Пшенко А.В. Документирование деятельности архивной службы на современном этапе: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1983. - 24 с; Сироткин А.Н. Документационное обеспечение

17 вопросы унификации и стандартизации документов (Васильев М.А., Кокорев В.И., Санкина Л.В., Сокова А.Н., Янковая В.Ф.) 1 - В некоторых диссерта-циях (Малитиков А.С., Предейн Е.В., Щенснович Г.Г.) рассмотрены общие и специальные проблемы функционирования служб документационного обеспечения управления.

государственного фонда алгоритмов и программ (исследование и разработка в 1966- 1987 гг.). Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 25 с; Степанов Е.А. Совершенствование документационных процессов в системе управления высшим и средним специальным образованием СССР (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. - М., 1979. - 24 с. и др.

1 Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в
делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние): Автореф.
дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 42 с; Кокорев В.И. Разработка и
исследование системы моделей для унификации и стандартизации управленческих доку
ментов: Автореф. дис. ... д-ра техн.наук. 05.25.02, 08.00.20 /МГИАИ. - М., 1980. - 34 с;
Санкина А.В. Совершенствование форм управленческих документов на основе стандарти
зации и унификации (1917-1980): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М.,
- 1983. - 24 с; Сокова А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР
(1917-1970): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. - М., 1971. - 16 с; Янко
вая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Авто
реф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 23 с. и др.

2 Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследо
ваний в СССР (1956-1970 годы): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. - М.,
1971. - 22 с; Предейн Е.В. Контроль исполнения документов в аппарате управления. Ис
тория и современное состояние: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. -
М., 1981. - 22с; Щеснович Г.Г. Разработка основных принципов организации системы до
кументирования в условиях АСУ: Автореф. дис.... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М.,
1975. -29 с.

тельствует и анализ литературы по смежным с документоведением научным направлениям.

1 См., например: Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1. - С. 9-18; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современные концепции электронных архивов // Там же. - С. 18-27; Они же. Электронные архивы и электронный документооборот // Там же. - 1999. - № 2. - С. 17-26; Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) // Делопроизводство. - 1999. - № 1. - С. 41-46.; Костомаров М.Н. «Многоликий Янус» - документ в системе информационного менеджмента // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 22-31.; Матвеенко В.А. Правовые и организационные проблемы документационного обеспечения управления // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Докл. и сообщения на шестой Междунар. науч.-практ. конф. 24-25 ноября 1999 г. / ВНИИДАД, РОИА. - М., 2000, С. 24-33; Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту некоторые проблемы перехода// Там же. - С. 69-72; Кулешов С.Г. О понятии «электронный документ» / Там же. - С. 54-57; Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 5-8; Санкина Л.В. Организация службы ДОУ. Проблемы нормативной

документации / Документ в административных структурах: Тезисы докл. и выступл. на ме-ждунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 62-65 и др. 1 Степанский А.Д. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. - М., 1965; Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации». - М., 1972; Медушевская О.М., Степанский А.Д., Лю-шин СП. в Материалах научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. - М., 1976. - Ч. 1; Сокова А.Н. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М., 1985. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 039-86; Автократов В.Н. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. М., 1976. - Т. 6. - Ч. 1; Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М, 1984 и др.; Медушевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы. - 1979. - № 2. - С. 5; Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия «документная информация» в свете ленинской теории отражения // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения» (январь 1974) / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 27; Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине «документ» // Советские архивы. - 1987. - № 1. -С. 54 и др.

20 Специалисты в области архивоведения много сделали для понимания информационных свойств документа, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по архивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказано сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов 1 . Представляют интерес архивоведческие работы, в которых показаны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов 2 , рабо-

1 Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М., 1973. - С. 24-29; Автократов В.Н. К проблеме вовлечения информационных категорий в архивоведение // Труды ВНИИДАД- М., 1973. - Т. 3. - С. 251-263; Его же. Некоторые аспекты объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. - Т. VI. - 4.1. -М., 1976; Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12; Его же. Пространственная одиссея документов как глобальное явление // Отеч. архивы. - 1992. - № 6. - С. 24-29 и др.

" Елпатьевский А.В. К истории документирования актов гражданского состояния в России и СССР (с XVIII в. по настоящее время) // Актовое источниковедение. - М., 1979. - С. 67; Белова Е.В., Елпатьевский А.В., Колосова Э.В. О «Перечне документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» // Советские архивы. - 1973. - № 2. - С.20; Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. - 1964. - № 2. - С. 68; Сорокин В.В. Архивы учреждений СССР (1917-1937) / МГИАИ. - М., 1982; Князев Г.А. Теория и практика архивного дела (Опыт систематического руководства). - Л., 1935; Малитиков А.С. Некоторые вопросы организации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД. - Т. 2 / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 6; Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1, - С. 10; Елпатьевский А.В. Из истории формирования основных нормативно-методических документов отечественного архивного дела // Отеч. архивы. - 1998. - № 4, - С. 16-24; Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80лет // Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 9-18 и др.

ты, освещающие зарубежный опыт (Е.В. Старостин, И.В. Карапетянц) 1 . Ар-хивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации 2 .

Управление документацией как научная категория тесно связано с информацией и организацией информационных процессов в управлении, поэтому литература по вопросам теории информации, информационным системам, вопросам информатизации и компьютеризации работы с документами представляет серьезный интерес. В первую очередь это исследования, в которых отражены проблемы, связанные с пониманием сущностных характеристик информации как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афанасьева и других, написанные в разные годы, позволили сформировать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея работы о неразрывной связи информации и документации и возможности применения методологии управления информацией к управлению документацией 3 . В ра-

Старостин Е.В.Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и методологии: Ав-тореф. дис. ... д-ра ист.наук. 05.25.02 / РГГУ. - М, 1995; Карапетянц И.В. Экономические архивы в Западной Европе и США (1905-1995 гг.): Автореф. дис. ... д-ра ист.наук. 05.25.02 /РГГУ. -М., 1998.

2 См.: Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе //
Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на
современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта
1996 г./ ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 16-22.

3 См. Гиляревский Р.С, Залаев Г.З., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информати
ка: наука, технология, деятельность/ ВИНИТИ. - М., 1998. - С. 15-16; Философский эн
циклопедический словарь. -М.: Советская энциклопедия, 1983. - С. 217-218; Урсул А.Д.
Путь в ноосферу. - М.: Луч, 1993. - С. 81; Черняк Ю.И. Информация и управление. -

22 ботах К.Б. Гельмана-Виноградова, Г.Г. Артамонова, Г. Вольфрама, А.Д. Урсула и других ученых глубоко разработаны принципиально важные проблемы формирования и эксплуатации информационных ресурсов как в глобальном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Окончательного решения проблема информационных ресурсов еще не получила, тем не менее, в указанных работах сформулированы понятийные категории, основные методологические и концептуальные положения, которые важны для данного исследования 1 .

В работах специалистов-информатиков документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные, они имеют существенный недостаток - отсутствие проработки вопросов документации и документаци-

М, 1974. - С. 58; Жуков Н.И. Философские основы кибернетики. - М., 1976. - С. 124-137; Афанасьев В.Г. Социальная информация и управление обществом. - М., 1975. - С. 37 и др.

1 Урсул А.Д. Проблема информации в современной науке. Философские очерки. - М., 1975.

С. 194; Михайлов А.И. Проблемы информационного обеспечения процессов управления // Вторая Всесоюзная научно-техническая конференция «Проблемы научной организации управления социалистической промышленностью». - Сб. № 1. - Ч. II. - М., 1972. - С. 102-103; Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12; Артамонов Г.Г. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ.

Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. - 1998. - № 6. - С. 31. (с. 31-35); Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1-я Орг. и методика информ. работы. - 1998. - № 4. - С. 31. (с. 31-36); Wolfram G. Organisa-torische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - С 35; Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовка к книге) // НТИ. - Сер. 1. - 1998. - № 1. - С. 32; Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995 и др.

2 См.: Клименко СВ., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпо
ративных сетях: второе пришествие Гутенберга. М.: Анкей - ЭК - Трендз, 1999; Инфор
мационные технологии для гуманитариев / МГУ. - М.-Саранск, 1998. - С. 67-102 и др.

23 онного обеспечения в условиях развития новейших информационных технологий. Эта проблема никак не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информации», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» и есть документы на различных, преимущественно бумажных, носителях.

Слабо разработаны в литературе и вопросы электронных документов. Наблюдаются серьезные терминологические расхождения, непонимание природы электронных документов, их взаимосвязи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными документами. Тем не менее, анализ этой группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание вопроса и использовать эти работы для решения научной проблемы управления документацией 1 .

Принципиально важное значение для диссертации имело изучение работ по информационному менеджменту - новой научной дисциплине, сформировавшейся в развитых странах вместе с информационным обществом. В отечественной литературе информационный менеджмент отражен

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960-1980 годы // Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 41; Копылов В.А. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы / ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот// Отеч. архивы. - 1999. - № 2. - С. 19-20; См.: Курило А.П. О правовом режиме электронного документа в системе межбанковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 76; Семилетов СИ. Информация как особый объект права // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 58; Емельянов Г.В., Павлов О.В. О проблеме правового регулирования использования электронной цифровой подписи в информационных системах // Проблемы законодательства в сфере информатизации: Тез. докл. седьмой Всероссийской конф. - М.: ГУП «ВИМИ», 1999. -С. 6 и др.

24 весьма слабо. Лишь в работе А.В. Кострова, подготовленной в виде учебного пособия, сделана попытка системно изложить суть информационного менеджмента, к сожалению, без привязки к российским условиям 1 . В нашей работе было впервые начато исследование информационного менеджмента с позиций документоведения и сделаны первые выводы, позволяющие оценить информационный менеджмент как перспективное направление развития управления документацией с использованием новых информационных технологий 2 . В ряде других работ проблемы информационного менеджмента рассматриваются опосредованно, в рамках решения других задач. Лишь в недавно изданной работе «Информационное обеспечение государственного управления» под редакцией академика РАН Ю.В. Гуляева впервые за последнее десятилетие комплексно рассмотрены проблемы, концептуальные положения и практический опыт создания и функционирования системы информационного обеспечения высших органов государственной власти Российской Федерации 3 .

1 Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Владимирск. гос.
техн.ун-т. - Владимир, 1996. - 132 с; см. также: Перель И.С., Славин В.Н. Информаци
онная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента / НПО «По
иск». - М., 1992. - 65 с; Костомаров М.Н. Управление информационными системами за
рубежом / РГГУ. - М., 1996. - 88 с.

2 Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: На
учная книга, 1998. - 137с.

3 Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обеспечение го
сударственного управления. М.: Славянский диалог, 2000. - 425 с.

25 Г. Верзига, В. Вольфрама, Т. Зеегера, Э. Фогель и других ученых раскрывают суть информационного менеджмента как научной дисциплины и области практического управления 1 . Вместе с тем, необходимо подчеркнуть, что практически ни в одной из этих работ не сделано даже попытки применить положения информационного менеджмента к управлению документацией.

Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без исследования его правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием дальнейшего укрепления государства и эффективности государственного управления. Область информации и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль - информационное право. В работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты, касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов 2 . Автор привлекает внимание

1 Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Manage
ment Qnarterly. - 1993, Iuly. Vol.27, №3, - p. 12-16, 30-31; Herget I. Konzeption des
Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informations-
spezialisten fur Europa. Proceedings. Konstanz, 1990; Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumen-
tenmanagement in Industrieunternehmen I Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt - am
Main. - S. 183-187; Kuhlen R. Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 c; Schwetz R. Buro
im Wandel II R.v. Decker"s Verlag, G.Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.; SeegerT. Aspekte der
Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, 1990; Syn-
nott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981; Vogel E. Infor-
mationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2,
K.G. Saur, 1990, S. 897-927; WersigG. Organisations - Kommunikation: Die Kunst, ein
Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989, 390 c.;Wolfram G. Organisatorische
Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

2 Копылов В.А. Информационное право. - M.: Юрист, 1997; Он же. Информация как объект
правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. - М., 1996. - № 8. - С. 2; Он же. К вопросу

26 к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недостаточно отражена в действующем законодательстве и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов, их юридической силы.

Управление документацией как функция менеджмента осуществляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление документацией тесно связано с проблемами менеджмента, организационными структурами, вопросами их проектирования, внедрения и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процессов.

об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы // ВИНИТИ. - М, 1998. - № 3. - С. 4.; Он же. О собственности на документированную информацию // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Указ. соч. - С. 18-23.

Комментарий к Федеральному закону об информации, информатизации и защите информации» / Под ред. И.Л. Бачило, А.В. Волокитина и др. / ИГП РАН. - М., 1996; Бачило И.Л. О праве собственности на информационные ресурсы // Информационные ресурсы России. - М., 1997. - № 4; Она же. Информационные ресурсы как объект права и объект отношений, регулируемых ГК РФ // Там же. - 1999. - № 1; Она же. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Указ. соч. - С. 8-17; Она же. Правовые вопросы документирования в условиях информатизации // Проблемы законодательства в среде информатизации: Тезисы докладов седьмой Всероссийской конф. / ГУП «ВИМИ». - М., 1999 и др.

Эволюция документа, систем делопроизводства и документационного обеспечения управления происходит в конкретных исторических условиях и обусловливается ими. Работы исследователей отечественной истории, в особенности историков государственных учреждений, высвечивают тесную связь реформ управления с реформами делопроизводства и их адекватность социально-экономическим и политическим условиям того или иного периода российской истории. Труды Н.П. Ерошкина и Т.П. Коржихиной, а также Т.Г. Архиповой, А.С. Сенина, Т.М. Смирновой, СП. Стрекопытова и других

1 Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Са-ломатина. - М.: Инфра, 1998. - 669 с; Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шубин А.Н., ВусМ.А. Введение в информационное управление. - Спб., 1999; Марка Д., Макгоун К. Методология структурного анализа и проектирования / Пер. с англ. - М.: МетаТехноло-гия, 1993. - 240 с; Кауфман Х.Р. Тактика успеха в бизнесе и науке. - М.: Интеллект,

157 с; Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. Зарубежный опыт. - Спб.: Два..Три, 1993. - 443 с; Герчикова И.А. Менеджмент: Учебник / ЮНИТИЮ. - М.: Банки и биржи, 1994. - 685 с; Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 1995; Мир управления проектами / Под ред. Х.Решке, Х.Шелле. - М.: Алане,

304 с; Мескон М.З., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента - М.: Дело, 1992; Хойер В. Как делать бизнес в Европе. - М.: Прогресс, 1992; Мерсер Д. ИБМ: управление в самой преуспевающей корпорации мира / Пер. с англ. - М.: Прогресс, 1991. - 455 с; Котлер Ф. Основы маркетинга / Пер. с англ. - М.: Прогресс, 1990. - 736 с. и др.

28 ученых и специалистов 1 по истории государственных учреждений наглядно демонстрируют построение системы управления в конкретную историческую эпоху и, тем самым, дают возможность исследовать организацию делопроизводства в аппарате управления.

Источниковедение, как научная дисциплина, достаточно близко стоит к документоведению в части решения задач системного изучения документального массива в историческом развитии. В этой связи, работы Бородки-наЛ.И., Воронковой СВ., Голикова А.Г., Каштанова СМ., Козлова В.П., Медушевской О.М., Муравьева В.А., Соколова А.К., Славко Т.И., Шмидта СО. и других позволили использовать накопленный источниковедением опыт для анализа эволюции документов и систем документации 2 , в том чис-

См.: ЕрошкинН.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Третий Рим, 1997. - 357 с; КоржихинаТ.П. История государственных учреждений СССР: Учеб. пособие. - М.: Высшая школа, 1986. - 399 с; Шмидт СО. У истоков российского абсолютизма - М.: Прогресс, 1996; Архипова Т.Г., Румянцева М.Ф., Сенин А.С. История государственной службы в России XVIII-XX века. - М.: РГГУ, 1999. - 230 с; Стрекопытов СП. Государственное руководство наукой в СССР (1936-1958 гг.) Учеб. пособие. - М., РГГУ, 1991 - 92 с. 2 См.: Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и различия как проблема междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступлений на второй Всероссийской конференции 12-13 марта 1996 г. / Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М, 1997. - С. 11-15; ВоронковаСВ. Уровень источниковедческой разработки документов новейшего времени и их публикации на современном этапе // Там же. - С. 26-31; Соколов А.К. Социальная история: проблемы источниковедения и архивоведения// Там же. - С. 57-63; Шмидт СО. Археография. Архивоведение. Источниковедение / РГГУ. ГАС России. ВНИИДАД. - М., 1997. - 363 с; Каштанов СМ. Очерки русской дипломатики. - М.: Наука, 1970. - 503 с; Каштанов СМ. Русская дипломатика: Учеб. пособие для вузов по спец. «История». - М.: Высш. шк., 1988. - 231 с; Козлов В.П. Российское архивное дело / РОССПЭН. - М., 1999.

29 ле с использованием современных компьютерных методов.

Итак, несмотря на значительный объем исследований, выполненный по смежным направлениям поставленной проблемы, приходится констатировать весьма слабую разработанность собственно проблемы управления документацией.

Так, не разработаны вопросы о взаимосвязи реформ государственного управления и делопроизводства, о роли государственного регулирования документальной среды, требуют углубленного системного исследования терминологические проблемы документа, его эволюции. Несомненный интерес в историческом плане представляет постсоветский период развития делопроизводства и документационного обеспечения управления, связанный с решением задач вхождения России в мировое информационное пространство.

До настоящего времени отсутствует всестороннее и комплексное исследование управления документацией с учетом анализа применяемых новых информационных технологий. Подобное исследование должно привести к построению концепции управления документацией и информацией, на базе соединения возможностей техники с преимуществами бумажного делопроизводства. Такую концепцию можно назвать информационным менеджментом.

1 И.Л. Бачило отмечает в этой связи, что «информационный ресурс как производительная сила подлежит осмыслению, оценке, структуризации и регулированию как объект правоотношений».- НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информ. работы.- 1998. - № 3. - С. 13.

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведе-нием, архивоведением, документалистикой, библиотековедением и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы. Их решение требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.

Предметом исследования является управление документацией в организациях. Управление документацией, как предмет исследования, является новой научной категорией. Однако оно базируется на предшествующем опыте и теоретико-методологическом фундаменте отечественного докумен-товедения, традиционно изучающего документ, системы документации, процессы документирования управленческой деятельности и организацию работы с документами в управлении. Управление документацией рассматривается нами как более высокая стадия развития таких понятий как делопроизводство и документационное обеспечение управления.

Управление документацией, как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает область администра-

31 тивного управления созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводилась роль технической функции управления, а документационному обеспечению управления - вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента.

Управление документацией рассматривается нами не абстрактно, а в конкретных условиях функционирования организаций. При этом под организацией понимается любая управленческая структура, соответствующая понятию организации, независимо от ее иерархического уровня, функциональной направленности и формы собственности.

Целью диссертационного исследования является решение научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии и в методологическом аспекте.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи:

анализ роли информации в управлении и структуры современных информационных ресурсов в организациях;

исследование специфики электронных документов;

4) разработка принципов создания общегосударственной системы
управления документацией и вопросов ее законодательного обеспечения;

Углубляясь в историю делопроизводства, мы преследовали цель проследить взаимозависимость реформ государственного управления и реформ делопроизводства, выявить преемственность и особенности систем делопроизводства в разные исторические эпохи, показать процесс трансформации длопроизводства в документационное обеспечение управления и создание предпосылок перехода к управлению документацией в современных условиях информатизации общества. Исследование документа как основного объекта управления документацией обусловлено процессом становления доку-ментоведения как научной дисциплины, поэтому большее внимание мы уделили периоду, начиная с 1960-х годов, когда зарождается документоведение как научная дисциплина и появляется значительный объем исследований по вопросам, связанным с функционированием документа во всех сферах общественной жизни. Вопросы автоматизации делопроизводства рассмотрены нами в неразрывной связи с информатизацией общества, начало которой положено распространением электронно-вычислительной техники и разработкой автоматизированных систем управления на рубеже 60-70-х годов нашего столетия. Проблема информационного менеджмента как научной дисциплины появилась в западной практике в начале 1970-х годов, именно эти годы мы взяли в качестве точки отсчета для рассмотрения этой проблемы.

Работа включает в себя прежде всего проблемы современного российского государства. Однако по мере необходимости границы исследования расширялись привлечением необходимых материалов из истории бывшего СССР, Российской империи и мирового опыта. Это дало возможность создать достаточную исследовательскую базу и применить компаративный метод для поиска оптимальных научных решений.

В качестве рабочей гипотезы мы выдвигаем положение о том, что в Российской Федерации созрели необходимые предпосылки для широкого внедрения управления документацией в организациях на основе методологии информационного менеджмента, как соответствующего достигнутому уровню информатизации страны и научно-технического прогресса, социально-экономическим условиям, как способа организации работы с документами в качестве полноценного информационного ресурса в целях достижения эффективности управления и экономической деятельности организаций.

Основой методологии настоящего диссертационного исследования является реалистический и всесторонний подход к анализу развития управления документацией, рассмотрение его комплексно и в динамике, с учетом всей совокупности фактов и отказом от идеологизированного догматического взгляда на историю проблемы. Методология работы представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно документоведческих методов. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: исторический, системный, метод сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, широко используемые в документоведении методы классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

Следует признать, что сегодня методологические проблемы документоведения относятся к числу центральных и пока еще нерешенных. Аналогичное положение наблюдается и в архивоведении, где учеными сделано гораздо больше в создании нового методологического фундамента. При этом возникает вопрос о философии архивоведения как о средстве выработки нового общего подхода к пониманию роли документов и архивов в современном обществе. Не случайно В.П. Козлов в работе о соотношении профессий историка и архивиста выдвигает задачу осмысления философии архивного дела 1 , а Т.И. Хорхордина призывает к разработке новой научной дисциплины «архивософии» 2 , находящейся на стыке методологии и теории науковедения, философии (культурологии) и информатики. Е.В. Старостин еще в 1991 г., ощущая потребность в изменении методологии архивного дела, предложил термин «архивология», который означает научную дисциплину, изучающую весь комплекс проблем, связанных с процессом документирования многообразной жизни человеческого общества 3 .

Так же, как и в архивоведении, в документоведении философия выступает как всеобщая методология науки. Потребность в философском осмыслении проблем документоведения особенно ярко проявилась в середине 1980-х годов, с приходом в сферу управления новых информационных технологий, появлением «безбумажной» альтернативы информационного обес-

Козлов В.П. Историк и архивист: общее и особенное профессий // Международная научная конференция «Историки и архивисты: сотрудничество в сохранении и познании прошлого в интересах настоящего и будущего». 27-28 ноября 1997 г. Москва: Материалы конференции- М., 1998. - С. 15-28.

2 См.: Хорхордина Т.И. От архивоведения к архивософии? // Труды Историко-архивного ин
ститута. - Т.ЗЗ /РГГУ. - М., 1996. -С. 185.

3 Старостин Е.В. Архивология. Реализация исторического мышления // Проблемы отечест
венной истории периода феодолизма: Тез. докл. / МГИАИ. - М., 1991. - С. 240. См. так
же: Отеч. архивы. - 1999. - № 3. - С. 123.

35 печения управления, массовым применением компьютеров как орудий труда, что повлекло за собой серьезные социальные последствия для управленческого персонала. Впервые эту задачу поставила А.Н Сокова 1 . Ее решение приобретает особенно важное значение в наши дни, когда общество находится в разных срезах переходных состояний (от плановой экономики к рыночной, от социалистической идеологии к идеологии демократии, от индустриального к информационному обществу). В этих условиях роль методологии трудно переоценить.

Междисциплинарные методы, как правило, не имеют философского происхождения. Они зарождались в недрах других наук (математике, теории информации, кибернетике, социологии и др.) и на их стыке. Эти методы но-сят общенаучный характер. К ним относятся методы исторического и логического исследования, системный метод, информационный, вероятностно-статистический, структурно-функциональный методы, метод классификации. Применение общенаучных методов в документоведении позволяет более широко использовать достижения других областей знания, расширяет исследовательские возможности и познавательный аппарат. Однако при их применении чрезвычайно важно, на наш взгляд, учитывать высказывание О.М. Медушевской о том, «что для результативного междисциплинарного диалога подчас не хватает главного, а именно - четкого представления об общем объекте, который разные подходы позволяют увидеть более объемным, разносторонним и системным» 3 .

Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи

// Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. трудов / ВНИИДАД. - М.,

1986. -С. 24-25. 2 УрсулА.Д. Философия и интегративно-общенаучные процессы. М.: Наука, 1981. - С. 163-177. 3 Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и различия как проблема

междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и источниковедение отечествен-

Ведущую роль в методологии документоведения играет исторический метод, в основе которого лежит изучение истории в ее конкретном многообразии, установление сущности рассматриваемых явлений путем мысленного воссоздания исторического процесса. Исторический метод тесно смыкается с методом источниковедения. Историческая наука испытывает дефицит в отношении непосредственного наблюдения того, что она хотела бы изучать. Источниковедение выступает как метод изучения прошлой реальности через посредство человеческого восприятия, зафиксированного в источниках, в том числе в документах 1 . Применение новых информационных технологий в работе историков привело к возникновению компьютерного источниковедения или исторической информатики 2 .

Метод функционального анализа позволяет изучить роль и значение

ной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта 1996 г. / Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 12.

1 Данилевский И.Н., Кабанов В.В., Медушевская О.М., Румянцева М.Ф. Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской истории: Учеб. пособие / РГГУ. - М., 1998. -С. 23-24.

Соколов А.К. О современном состоянии и перспективах работы с архивом машиночитаемых документов. - Круг идей: Новое в исторической информатике // Труды I Конференции Ассоциации «История и компьютер» / Мосгорархив. - М., 1994. - С. 71.

3 Автократов В.Н., Овезов Б.Б. Некоторые аспекты системного анализа (применительно к до-кументоведческим и архивоведческим исследованиям) // Тез. сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации» (июнь 1972). - М, 1972. - С. 18-28.

37 управленческих документов, образующихся в деятельности организаций и объединенных в соответствующих документных системах 1 . Структурно-функциональный анализ делает возможным исследовать явления и процессы как системы, в которых каждый элемент структуры имеет определенное назначение (функцию) в управленческой деятельности. Его применение можно проиллюстрировать одним из классических примеров В.Н. Автократова, который указывал на причинно-следственное отношение между деятельностью фондообра-зователя и образованием органически целостного фонда документов, представляющего «информационный слепок» деятельности фондообразователя 2 . Логическим развитием структурно-функционального метода в доку-ментоведении является метод моделирования, широко применяемый в различных областях науки. Моделирование - это метод изучения объекта (оригинала) путем создания и исследования его копии (модели), замещающей оригинал, с определенных сторон, интересующих исследователя 3 . Модель - это система со своей структурой и функцией, отражающая структуру и функции системы оригинала, она является промежуточным звеном между теорией и действительностью. Поэтому модель способна отражать не толь-

Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД. - М, 1974. - Т. IV. - Ч. 1; Автократов В.Н., Ел-патьевский А.В. Проблемы комплектования государственных архивов современными документами (источниковедческий аспект) // Источниковедение отечественной истории: Сб. статей. - М.: Наука, 1976; Рудельсон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов // Вопросы истории. - 1983.

- № 2. - С. 56-69.

2 Автократов В.Н. Понятие происхождения в архивоведении // Археографический ежегодник
за 1978 год. - М.: Наука, 1979. - С. 142.

3 Философский энциклопедический словарь. 2-е изд. - М.: Советская энциклопедия, 1989.

4 Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения // Археографический ежегодник
за 1969 г. -М.: Наука, 1971. -С. 27.

38 ко характеристики оригинала, но и его искомые параметры. Метод моделирования нашел широкое распространение в документоведении и управлении документацией.

Этот метод тесно связан с информационным методом в документоведении, т.е. с применением положений теории информации к документам и документопотокам. Академик Н.П. Ершов справедливо отмечал, что «информационная модель - это то сопряжение, через которое информатика вступает в отношения с частными науками, не сливаясь с ними и в то же время, не вбирая их» 1 . Информационный подход к документам служит целям оценки качества содержащейся в них информации, изучения процессов ее преобразования в документированную информацию в управлении. Изучение документных систем как информационных позволяет выявить особенности распределения информации по каналам связи в управлении, а также закономерности этого процесса.

Информационный метод подразумевает применение методики измерений параметров документальной информации. Основная проблема измерения документной информации связана с переводом качественных характе-

1 Ершов Н.П. Информатика: предмет и понятие // Кибернетика Становление информатики.
- М., 1986.- С. 30.

2 Труды ВНИИДАД. - Т. 3. - М., 1973; Автократов В.Н. Источниковедческий и информа
ционный подходы в теории экспертизы документов (Вопросы анализа архивоведческих
критериев ценности) // Материалы науч. конф. по проблемам комплектования докумен
тальными источниками государственных архивов СССР. - М., 1976. - Ч. 1; Рудель-
сон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования
государственных архивов // Вопросы истории. - 1983. - № 2; Елпатьевский А.В. Об ис
пользовании понятий теории информации в современном архивоведении // Труды
ВНИИДАД. - Т. 3. - М., 1973. - С. 264-271; Шапиро В.Д. и др. Управление проектами.
Зарубежный опыт. - СПб.: Два.. Три, 1993; Марка Д., Макгоун К. Методология структур
ного анализа и проектирования / Метатехнология. - М., 1993 и др.

39 ристик в количественные 1 . Положения источникометрии в дальнейшем не нашли развития, хотя их применение в рамках информационного метода могло бы позволить проводить качественный анализ письменного источни-кового фонда страны, а также разрабатывать методики прогнозирования до-кументообразования и комплектования архивного фонда.

С учетом недостаточной разработанности темы, при работе над диссертацией был использован широкий круг источников, который можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительственные акты по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства и стандартизации; нормативные и методические материалы, государственные стандарты; диссертации и авторефераты по документалистике, документоведению и архивоведению; словари, методическая литература; научные отчеты, материалы исследований, хранящиеся в спра-вочно-информационном фонде ОЦНТИ ВНИИДАД, и архивные документы.

Документоведение как научная дисциплина в целом опирается на все предшествующие исследования и практику работы в области российского и советского делопроизводства, на зарубежный опыт. Важно обратить внима-

Илизаров Б.С. К вопросу о единстве источниковедческого и информационного подходов при определении ценности документов // Труды ВНИИДАД. - М., 1976. - Т. 6. - Ч. 1. - С. 257; Его же. Проблемы измерения в источниковедении и архивоведении (Основная источникометрии и документометрии) // Методологические вопросы документоведения, архивоведения, археографии: Сб. докл. методологического семинара ВНИИДАД. - М., 1978. - Вып. 2. - С. 62-110; Его же. Источникометрические проблемы архивоведения (Методы измерения объемов письменной информации): Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1981.

40 ниє на исторические корни проблемы, без выявления которых невозможно правильное понимание современного состояния и актуальных задач докумен-товедения.

В этой связи представляет интерес группа законодательных и нормативно-правовых актов, исследование которых позволяет проследить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.

В дореволюционной России последовательно действовал ряд правовых актов, которые закрепляли правила приказного и коллежского делопроизводства 1 . Среди них необходимо выделить Генеральный регламент 1720 г., который впервые в истории России поставил делопроизводство на твердую почву закона и определил его основополагающие принципы почти на два столетия 2 .

В советское время также уделялось внимание вопросам документирования и их законодательному оформлению. Первые декреты советской власти по вопросам делопроизводства носили характер разрозненных правовых актов по актуальным вопросам документирования управленческих действий. Их отражение можно найти в опубликованных сборниках нормативных актов 3 .

Следующая группа правовых актов, которая использовалась в работе, связана с деятельностью НК РКИ СССР и его подведомственных органов по совершенствованию делопроизводства в 1920-е и начале 30-х годов 4 .

1 Судебники XV-XVII вв. - М.-Л., 1952.

2 Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // ПСЗ Российской Империи. - Т. VI. -
№ 3534; Учреждения для управления губерний Всероссийской империи // ПСЗ Российской
Империи. Собр. 1. - Т. XX. -№ 14392; Общее учреждение министерств 1811 г. // ПСЗ
Российской Империи. Собр. 1. - Т. XXXI. - № 24686.

3 Собрание узаконений и распоряжений Рабоче-крестьянского правительства РСФСР (1918-
1923 гг.).

4 Научная организация труда, производства и управления: Сборник документов и материалов

1918-1930 гг. -М., 1969.

Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документаци-онного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).

В последние годы в Российской Федерации в развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» 2 . Этот закон определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией 3 .

Важное место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает законодательство об Архивном фонде Российской

Основные декреты и постановления советского правительства по архивному делу 1918- 1982 гг. // Главархив СССР.- М., 1985.

2 СЗ РФ. - 1995. - № 8. - Ст. 609.

3 См.: Надершина М.Д. Законодательное регулирование информационных процессов в Рос
сии в 1990-е гг. // Делопроизводство. - 1998. - № 2. - С. 18-23.

42 Федерации и архивах 1 . Оно состоит из Основ законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов РФ и республик, а также краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако данные основы не содержат правовой регламентации вопросов делопроизводства.

Регулирование отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне в Россию осуществляется на основе Федерального закона «Об участии в международном информацион-ном обмене» . Целью этого закона является создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.

Определенное значение для данной работы имело знакомство с рядом смежных законов, среди которых следует упомянуть Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах, и изменениях, и дополнениях к нему» 3 , Закон РФ «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» 4 , Закон РФ «О государственной тайне и изменениях, и допол-

1 Ведомости Съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ. - 1993. - № 33. -
Ст. 1311.

2 СЗ РФ. - 1996. - № 28. - Ст. 3347.

3 Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Рос
сийской Федерации. - 1993. - №32. - Ст. 1242; СЗ РФ. - 1995. - № 30. - Ст. 2866.

4 Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Рос
сийской Федерации. - 1992. - № 42. - Ст. 2325.

43 нениях к нему» , федеральные законы «О связи» , «О федеральной фельдъ-егерской связи» , «О почтовой связи» .

В процессе работы привлекались также зарубежные законодательные акты данного направления (Чехия, Белоруссия, Киргизия, США, ФРГ и др.) 5 .

Важными источниками исследования являются нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов. В этой группе источников необходимо отметить все редакции единой государственной системы делопроизводства, унифицированные системы документации, правила работы государственных и ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, проспекты и описания разработанных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, государственные стандарты СССР и Российской Федерации и международные стандарты в области документации.

Наиболее полным межотраслевым документом в сфере документационного обеспечения управления до настоящего времени является Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года 6 . На базе ГСДОУ была

1 СЗ РФ. - 1997. - № 41. - С. 8220-8235; там же. - Ст. 4673.

2 СЗРФ. - 1995. - № 8. -Ст. 600.

3 СЗ РФ. - 1994. - № 34. -Ст. 3547.

4 СЗ РФ. - 1995. - № 33. - Ст. 3334.

5 См.: Закон по управлению федеральной документацией США - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД.
№ 856 «п»; Закон об архивном деле Чешской республики // Информ. вестник ОЦНТИ
ВНИИДАД. -1994. - № 5-6; Закон об архивном деле Республики Беларусь // Архивы и
делопроизводство. - Минск, - 1999. - № 1; Gemeinsame Geschaftsordunng der Bundesmi-
nisterien II Der Archivar. - 1997. - № 2. - S. 259-287 и др.

6 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положе
ния. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одоб-

44 разработана Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации 1993 года 1 .

В процессе подготовки диссертационного исследования были использованы многочисленные периодические издания: «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Служба кадров», другие журналы профильной и смежной тематики, материалы научных конференций, семинаров и симпозиумов. Привлекались также публикации зарубежных научных журналов, в основном, «Records management guarterly» (США), «Nachrichten fur Dokumentation», «Der Archivar», «Cogito» (ФРГ).

В процессе написания диссертации использовались терминологические словари, программы учебных курсов МГИАИ и РГГУ по дисциплинам документоведческого и архивоведческого профиля, а также смежным дисциплинам 2 .

В ходе работы были привлечены архивные документы по тематике ис-

рено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988, № 33 / Главархив СССР, ВНИИДАД. - М, 1991.

1 Подготовленная и утвержденная Росархивом в соответствии с распоряжением Правитель
ства РФ от 24 июня 1992 г. № 1118-р. Зарегистрировано в Министерстве юстиции РФ
05.08.93 № 321 / Росархив. - М., 1997.

2 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1-2 / Главар
хив СССР. ВНИИДАД. - М., 1982-1988. - Вып. 1. - 445 с, вып. 2 - 317 с; Гредасо-
ва Н.И., Репуло Л.В. Англо-русский словарь архивной терминологии. Вып. 1 / РГГУ. ИАИ.
- М., 1992. - 187 с; Немецко-русский терминологический словарь «Информация и доку
ментация» / Руководители темы: М.В. Ларин (ВНИИДАД), Т. Зеегер (Ун-т г. Потсдама) /
ВНИИДАД. - Потсдам-М., 1993-1994. - 37 с. - Рукопись депонирована в ОЦНТИ по
документоведению и архивному делу 1 марта 1996 г., № 141-96; Документоведение: Про
грамма курса для специальности № 220600 - Организация и технология защиты информа
ции / РГГУ. Фак. защиты информации. - М., 1997. - 23 с; Теория и методика архивове
дения: Программа курса для специальности № 020800 - Историко-архивоведение / РГГУ.
ИАИ. Каф. теории и методики архивоведения. - М., 1996. - 43 с. и др.

45 следования. Особенно большое значение для исследования имеют архивные документы по истории складывания и развития советского делопроизводства. Среди них следует выделить документы НК РКИ, который специально занимался вопросами совершенствования делопроизводства в 20-е годы. Фонды НК РКИ и Института техники управления, а также других учреждений 1 дают представление об организации и содержании работ по унификации и стандартизации документов, по упорядочению делопроизводства, о теоретических исследованиях в области научной организации управленческого труда и делопроизводства. В процессе деятельности органов НК РКИ зародилась идея создания единого государственного нормативного акта, регулирующего делопроизводство.

Основные положения и выводы диссертации непосредственно связаны с научно-исследовательскими работами данного профиля, которые проводятся Всероссийским научно-исследовательским институтом документове-дения и архивного дела Федеральной архивной службы России и нашли практическое применение при разработке целого ряда научно-исследовательских тем, которые выполнялись под руководством автора, и в комплексе нормативно-методических разработок института 2 .

1 ГАРФ. Ф. Р-374 (Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции СССР); Ф. Р-
4084 (Государственный институт техники управления); Ф. А-406 (Народный комиссариат
Рабоче-крестьянской инспекции РСФСР); РГАЭ, Ф. 484 (Центральный союз потребитель
ских обществ СССР); Ф. 1884 (Министерство путей сообщения СССР); Ф. 3527 (Министер
ство связи СССР); Ф. 7733 (Министерство финансов СССР).

2 См. отчеты о НИР по темам:

«Теория и практика информационного менеджмента в управленческих структурах рыночной экономики» (1994-1997); «Подготовка Словаря современных архивных терминов в области информации и документации» (1994); «Подготовка словаря современной архивной терминологии стран-членов МСА» (1994-1999); «Подготовка новой редакции Основных правил работы государственных архивов» (1996-1999); «Подготовка новой редакции Госу-

Новизна и возможность разработки поставленной проблемы связаны с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях.

Существенным отличием данной работы является то, что она представляет собой первое системное исследование, характеризующееся междисциплинарным подходом, комплексным исследованием с применением методологии истории и информационного менеджмента, а также приемов и методов документоведения, архивоведения и информатики. Отличительной особенностью исследования является правовое обоснование предлагаемых решений. В диссертации последовательно проводится идея о том, что управление документацией в условиях современного менеджмента и развития новых информационных технологий должно стать новым этапом развития до-кументационного обеспечения управления, главной особенностью которого является признание информационного ресурса одним из важнейших ресурсов управленческой и производственно-экономической деятельности любой организации. В диссертации впервые исследованы проблемы электронных документов и показано их место в системе управления документацией.

Впервые предложены меры, направленные на расширение правового поля регулирования жизненного цикла документов в оперативном управлении за счет разработки закона о документации, концепция и основное содержание которого дано в диссертационной работе. Разработаны предложения о содержании и практическом механизме реализации государственной политики в сфере официальной документации, которые, по нашему мнению,

дарственной системы документационного обеспечения управления» (1997-1999); «Доку-ментоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов». Аналитический обзор (1999) Информационный менеджмент в современных управленческих структурах: Метод, рекомендации / ВНИИДАД. - М., 1996. и др.

47 помогут ликвидировать кризисные явления в сфере документирования и организации работы с документами в практическом управлении.

В диссертации предлагается применение методологии информационного менеджмента как нового научного направления по отношению к управлению документацией. Использование методологии информационного менеджмента позволит решить многие вопросы теории и практики управления документацией в современных организациях, интегрировать документацию и информацию в единый информационный ресурс и построить эффективно действующую информационную инфраструктуру организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документаци-онного (информационного) обеспечения процессов управления.

Главные положения диссертационной работы были изложены в публикациях по теме исследования, апробированы автором в докладах и сообщениях на целом ряде научных конференций. Среди них следует указать такие, как ежегодная Международная научно-практическая конференция «Документ в информационном обществе» (1993-1999 гг.), Всероссийская конференция «НТИ-95», Всероссийская конференция «Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе (1996, 1999 гг.), научно-практическая конференция «Документ. Архив. История. Современность» Уральского государственного университета (2000 г.), конференции историко-архивного института РГГУ, методологический семинар ВНИИДАД, ежегодная научная конференция Международного института архивоведения (1994-2000 гг.) (г. Марибор, Словения), научные конференции Немецкого общества документоведов (1994, 1997 гг.), Международный коллоквиум по информации и документации (ФРГ, 1994 г.), Международный форум по электронным документам (Брюссель, 1997 г.);

48 Всероссийская конференция «Правовые проблемы информационного общества» (1999 г.).

В использовании полученных результатов заинтересованы многие категории научных и практических работников. В частности, работа представляет интерес для практической деятельности при построении систем управления документацией или реальных систем информационного менеджмента.

Материалы диссертации и ее выводы могут быть использованы при создании обобщающих трудов и учебных пособий по вопросам современного документоведения, при выборе методологии разработки и проектирования автоматизированных систем управления документацией в организациях.

Материалы диссертации имеют практическое значение при чтении общих и специальных курсов, на семинарских занятиях, при определении тематики и методики выполнения студенческих курсовых и дипломных работ.

Положения диссертации были использованы при создании проекта новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления, проекта Типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, при разработке методических рекомендаций, государственных стандартов, терминологических словарей, целого ряда научно-исследовательских работ по плану НИР Федеральной архивной службы и подпрограммы «Развитие архивного дела в Российской Федерации в рамках Федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства», при выполнении проекта «Создание и развитие информационной системы по нормативно-методической и правовой информации для документоведения и архивного дела» Федеральной целевой научно-технической программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития науки и техники гражданского назначения» на 1996-2000 годы (гос. контракт № 205-19100) - П, руководитель проекта М.В. Ларин).

Цель и задачи исследования обусловили выбор структуры диссерта-

49 ции. Диссертационная работа состоит из введения, пяти глав и заключения.

Во введении раскрывается актуальность темы, степень ее изученности, определяются цели и задачи, а также методы исследования, представлена историография проблемы.

В первой главе исследуется взаимосвязь информации и документации при формировании информационных ресурсов организации, процессы преобразования информации в документы.

Вторая глава посвящена эволюции управленческого документа, его терминосистемы, особенностям электронной документации.

В третьей главе исследованы исторические аспекты развития делопроизводства, систем управления документацией в связи с реформированием государства и современные проблемы документационного обеспечения управления, даны характеристика их правового обеспечения и развернутое представление об управлении документацией.

В четвертой главе разработаны вопросы теории и практики применения новых информационных технологий при построении конкретных систем автоматизации управления документацией в организациях.

В пятой главе сформулирована новая методология информационного менеджмента по отношению к управлению документацией в современных условиях открытого общества.

В заключении подведены итоги исследования и выработана стратегия комплексного решения задач научной, организационной и практической работы в данном направлении.

Реферат

Курсовая работа 44с., 22 источника, 3 приложения.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, ДОКУМЕНТ, УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ, РЕКВИЗИТ, КЛАССИФИКАЦИЯ, УНИФИКАЦИЯ, СТАНДАРТИЗАЦИЯ.

Объект исследования: виды документов

Цель работы: изучить возникновение и этапы развития управленческой документации.

Рассмотрены основы организации работы с документами и классификация документов, изучено нормативное регулирование документационного обеспечения управления, рассмотрены образцы организационно - распорядительных документов.

Методы исследования: изучения документов, классификация, системный метод, формулярный анализ, унификация документов.

Научная новизна курсовой работы заключается в том, что изучено нормативное регулирование документационного обеспечения управления.

Практическая значимость работы связана с возможностью применения материалов курсовой работы в процессе преподавания в учебных заведениях лекционных и практических занятий курсов «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления».

ФГБОУ ВПО «Кубанский государственный технологический университет»

Кафедра социологии, правоведения и работы с персоналом

Социально-гуманитарный факультет

УТВЕРЖДАЮ

зав. кафедрой социологии,

факультета: социально-гуманитарного

направления: 034700.62 - «Документоведение и архивоведение»

Тема работы: «Возникновение и развитие управленческого документа»

Актуальность темы: данная тема актуальна в применении на сегодняшний день, так как деятельность любого предприятия не может осуществляться без документации. Правильное составление, использование, передача и хранение информации в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами способствует эффективной работе предприятия и достижению поставленных задач и целей. Управленческие (организационно-распорядительные) документы координируют деятельность любой организации и обеспечивают реализацию поставленных задач. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку-ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж-дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст-вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля-ются основанием для принятия управленческих решений, слу-жат доказательством их исполнения и источником для обобще-ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Степень научной разработанности: вопросу возникновения и развития управленческой документации посвящены работы следующих представителей Российской науки: К.Г. Митяева, Т.В. Кузнецовой, Я.З.

Лившица, М.П. Илюшенко, А.С. Малитикова, В.Д. Банаскжевича, К.И. Рудельсона. Можно отметить, что труды названных ученых внесли существенный вклад в исследование основных категорий документоведения, они освещают отдельные аспекты управления документацией.

Объект исследования: виды документов

Предмет исследования: эволюция управленческого документа

Цель исследования: изучить возникновение и этапы развития управленческой документации.

Задачи исследования:

Определить понятие «документ», «управленческий документ».

Рассмотреть классификацию документов.

Проследить изменение управленческих документов в разные периоды истории России.

Изучить образцы современных организационно-распорядительных документов.

Гипотеза исследования: возникновение управленческого документа напрямую связано с возникновением первых органов власти, с изменением которых со временем менялся формуляр и виды управленческих документов.

Теоретическую основу исследования составили работы таких авторов как: Т.В.Кузнецовой «Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления)» учебник для вузов; Н.Н.Кушнаренко «Документоведение» учебник; Н.С.Ларьков «Документоведение» учебное пособие; Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления».

Методологическая основа исследования: в работе были использованы принципы объективности и научности, системный подход, формулярный анализ, классификация.

Методы исследования: изучения документов, классификация, системный метод, формулярный анализ, унификация документов.

Научная новизна курсовой работы заключается в том, что изучено нормативное регулирование документационного обеспечения управления.

Практическая значимость работы связана с возможностью применения материалов курсовой работы в процессе преподавания в учебных заведениях лекционных и практических занятий курсов «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления».

Структура работы: работа состоит из введения, двух разделов, заключения и приложений.

1 Основы возникновения и развития управленческого документа

1.1 Понятие документа

В данном разделе речь пойдет о возникновении понятия «документ», «управленческий документ», о значениях этого термина определенных разными источниками.

С возникновением государства, аппарата управления и органов власти установилась необходимость документально оформлять и закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Так сформировалась официально-деловая письменная речь во всех языковых культурах. Деловое письмо призвано решать ряд универсальных задач: служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документиро-вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого-воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования — создание документа.

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документирования. Оно отражает признаки реально

существующих предметов, служащих объектом практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску,распространению и использованию документной информации в обществе.Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов.

В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" закреплено следующее определение поня-тия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Так же существует множество понятий из других источников, например Большая советская энциклопедия определяет понятие документ как материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Документ (от лат. documentum - доказательство).

1. Деловая бумага, служащая доказательством чего-нибудь, подтверждающая право на что-нибудь.Проездной документ. Оправдательный документ. Денежный документ.

2. Письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя.Удостоверение личности, паспорт. Выправить себе документ.

3. Акт, письменное свидетельство о чем-нибудь. Исторические документы.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен-тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).

ГОСТ закрепляет следую-щее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до-кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста-новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю-бом случае, как следует из определения, информация, зафикси-рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь-ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове-ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са-мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги-вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино-писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич-ные и официальные и др.

Официальные документы — это документы, созданные юриди-ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Среди них особую категорию составля-ют служебные (управленческие) документы, которые определяют-ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Управленческий (организационно-распорядительный) документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж-дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст-вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля-ются основанием для принятия управленческих решений, слу-жат доказательством их исполнения и источником для обобще-ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку-ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку-менты можно классифицировать в соответствии с их назначени-ем как средства:

Регламентации деятельности (уставы, положения, регла-менты, правила,

инструкции и др.);

Распорядительной деятельности (приказы, указания, по-становления, решения, распоряжения и др.);накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

Передачи информации (письма, телеграммы, телефоно-граммы и др.).

1.2 Классификация документов

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно - поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определенного времени.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация (лат.classic - разряд, группа) документа - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Классификация является одним из методов познания. Без нее

невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает ориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности де-лятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руковод-ства предприятием (организацией) и его производственной деятель-ностью. Эти документы могут составлять работники всех подраз-делений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.

Классификация по информационной составляющей документа:

По уровню обобщения информации: первичные - содержащие информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследований, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру; вторичные - являющиеся результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных

документов.

По характеру знаковых средств фиксации информации: текстовые и нетекстовые

По мерности записи информации - место, занимаемое документом(его материальной основой) в пространстве. Различают одно-,двух- и трехмерные (объемные) документы

По предназначенности для восприятия информации: человекочитаемые и машиночитаемые.

По каналу восприятия информации: визуальный, тактильный, аудиальный, аудиовизульный документы.

По способу документирования (или закрепления информации на носителе): рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Классификация по физической(материальной) составляющей документа:

По материалу носителя информации: искусственная и естественная материальная основа.

По материальной конструкции или форме носителя информации: документ листовой, кодексовый, карточный, лентовый, дисковый, комбинированный.

Классификация документом по обстоятельствам их бытования во

внешней среде:

По регулярности выхода в свет: периодические и непериодические.

По времени появления во внешней среде: оригинал и копия.

По месту происхождения: местный, региональный, национальный(общегосударственный), зарубежный(иностранный)

Типологическая классификация документов

Типология документа - это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков.

Наиболее существенные типообразующие признаки для классификации документов - это целевое назначение документа, читательский адрес, характер информации или стиль изложения (жанр) произведения и др.

Целевое назначение документа - это обусловленность его потребностями той или иной сферы общественной деятельности: науки, производства, образования, управления и т.д.

Целевое назначение тесно связано со специфическими функциями, выполняемыми отдельным документом или совокупностью документов.

В основу классификации можно положить типологию документов по следующим функционально-целевым установкам:

Обеспечение управления обществом (официальный документ)

Обеспечение научной информацией общества (научный документ)

Обеспечение популярности достижений науки, техники, производства, 15

их истории (научно-популярный документ)

Обеспечение процесса обучения и воспитания (учебный документ)

Обеспечение производства (производственный документ)

Обеспечение общества справочными данными(справочный документ)

Обеспечение вторичной информацией общества о содержании источников первичной информации(информационный документ)

Обеспечение ознакомления общества с содержанием художественных произведений(литературно-художественный документ)

Целевое назначение - важнейшая характеристика документа, в значительной степени определяющая его форму, композицию, стиль изложения и т.п.

Таким образом, на основе комплекса признаков образуются типы документов по которым строится общая, отвлеченная от отраслевой специфики, основная классификация документов. Между типами и видами документов существует тесная взаимосвязь, поэтому существуют трудности в их четком разграничении.

2 Особенности возникновения и развития управленческого документа.

2.1 Управленческий документ в различные исторические периоды России .

Во втором разделе мы изучим управленческие документы в различные исторические периоды России, их виды, особенности оформления и информацию, закрепленную за каждым видом документа, а также состояние современных организационно-распорядительных документов.

История возникновения и развития управленческой документации непосредственно связана с развитием делопроизводства в России, эволюция которого в свою очередь связана с историей России. Самый ранний этап - управленческие документы в Древнерусском государстве.

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существовало. Но уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Документы в то время носили правовой характер отношений. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

В X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов, стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и

завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - «формулярники». Самой древней формой управленческого документа на Руси была грамота -деловой документ (главным образом, так называли акты) и письма (официальные и частные). Термин заимствован из Византии , где grammata обозначала послания, указы а также любые другие письменные документы .. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период управленческие документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки - документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями. Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность

устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Можно сказать, что в формуляре документов приказного периода существует наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы поступление документа на рассмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.
В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы управленческих документов и приемы их составления. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота).

Следующий этап развития управленческой документации связан с учреждениеv коллегий Петром I .Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля

1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Можно сказать, что с изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. В нем подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Так, нотариус вел протоколы ("повседневные записки") по всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал все дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним резолюцию - решение, принятое должностным лицом или совещательным органом. По окончании месяца эти листы переписывались набело и переплетались. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел. Актуариус вел общий журнал всем входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге. Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и

принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.
Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и не распечатывая передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги - старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение. Канцелярским служащим каждый документ передавался под расписку, вносившуюся в квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, и в книге отмечалось время возвращения дела. Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии коллегии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по данному делу (для этого в другие учреждения могли направляться канцелярские запросы) и выписку всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу (или экстракт) с кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело. Ход обсуждения вопроса и принятое решение записывалось нотариусом в протокол ("повседневную записку" или журнал). Если член коллегии имел особое мнение, он имел право требовать записать его в протокол, и его требование исполнялось. Протоколы подписывались всеми членами коллегии в тот же день. Таким образом, Генеральный регламент предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел.

В этот период значительно усложняется система делопроизводства.В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. В 18 веке частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, затем закреплялось новое название - прошение. Для переписки между военными характерны такие документы, как рескрипты,реляции, рапорты, донесения, ордера, предписания. Учет личного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях. Ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях.Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах. Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат суда отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Для бухгалтерского учета вели баланс, таблицы, показывающие состояние хозяйственной деятельности. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и

наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники.

Система министерства и управленческий документ

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений. Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг".Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с

установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, "не терпящие времени", или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась "иерархия властей и мест", определившая систему "сношений" учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как "вписаться" в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений. Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве истерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или

писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на?..." или: "От такого-то" и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит "Адресат", появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись. Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем

рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки -телеграммы,которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня.

Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. "О форме бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так как на протяжении длительного времени происходило усложнение документооборота в стране, в ХХ веке предпринимают действия к упрощению делопроизводства для более удобной передачи, хранении, использования информации, так как с изменением государственных учреждений увеличивался объем документации и делопроизводство нуждалось в рационализации.

Был предложен новый проект делопроизводства.В проекте "новой системы делопроизводства" ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов: 1)организация

делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; 2)регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации; 3)количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума; 4)справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени; 5)контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер; 6)наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект "Общих правил документации и документооборота" (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести "Общие правила" в качестве типовых и единых для всех учреждений. В "Правилах" последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения "Правил", их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, "Правила" не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.
При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой

связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне - Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).
В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.
В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. В 1928

году Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).
В 1931 году был издан проект «Общим правил документации и документооборота». В нем обобщался передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.
В 1966 г. был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Он разработал Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД).
В 1988 г. начальник Главного архивного управления утвердил «Государственную систему документационного обеспечения управления» (ГСДОУ). Этот документ до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. ГСДОУ несколько раз переиздавалась, редактировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

2.Современное состояние управленческого документа.

Современная классификация управленческой документации закреплена в ОК 011-93 - Общероссийском классификаторе управленческой документации. ОК 011-93 определяет 9 унифицированных систем документации:

1.Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)

2.Унифицированная система первичного учета документации

3.Унифицированная система банковской документации

4.Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

5.Унифицированная система отчетно - статистической документации.

6.Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

7.Унифицированная система документации по труду.

8.Унифицированная система документации пенсионного фонда РФ.

9.Унифицированная система внешне - торговой документации.

УСОРД включает в себя:

1.Документацию по созданию организации предприятия.

2.Документацию по реорганизации предприятия.

3.Документацию по ликвидации организации предприятия

4.Документы по приватизации государственной и муниципальной организации предприятия.

5.Документацию по распорядительной деятельности организации предприятия.

6.Документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации предприятия.

7.Документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации предприятия.

8.Документацию по приему на работу.

9.Документацию по переводу на другую работу.

10.Документацию по увольнению с работы.

11.По оформлению отпусков.

12.По оформлению поощрений.

13.По оформлению дисциплинарных взысканий.

УСОРД представлена тремя основными группами документов:

организационно-правовыми, распорядительными, информационно-справочными.

Организационная документация.

К организационно-правовым документам относятся: устав, положение, регламент, должностные инструкции, инструкции по отдельным видам деятельности, штатное расписание, правила, памятки и другие. Они содержат положения строго обязательные для исполнения и реализации нормы административного права. Данные документов обязательно утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, об-щественные объединения действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность орга-низаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в оп-ределенной сфере государственной или хозяйственной деятельно-сти. Существуют, например, Устав добровольного спортивного об-щества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с огра-ниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятель-ности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.). В оформлении уставов должны присутствовать следующие рек-визиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа,

индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрирова-но). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разде-лы, как общие положения, основные функции, права и обязаннос-ти, руководство, взаимоотношения и связи, -производственно-хо-зяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрыто-го либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добав-ляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный ка-питал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формиро-вание фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Положение — это нормативный акт, устанавливающий поря-док образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Поло-жение об общем отделе администрации области и т.д.) либо струк-турного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность орга-низационных, трудовых и других отношений по конкретному воп-росу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государствен-ных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее много-численны разновидности положений о проведении конкурсов, смот-ров и т.д.). Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые раз-рабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (пре-амбула), основные функции, права, порядок образования и орга-низации работы и др. в зависимости от характера

положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства,наименование организа-ции, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наи-менование вида документа, место издания, гриф утверждения, за-головок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании. Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждения-ми-разработчиками.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государ-ственного управления (или утверждаемый его руководителем) в це-лях установления правил, регулирующих организационные, науч-но-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инст-рукции издаются также в целях разъяснения и определения поряд-ка применения законодательных актов и распорядительных доку-ментов (например, приказов). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (на-пример, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате Ад-министрации Новосибирской области», «Должностная инструкция ин-спектору по контролю...»).

Текст инструкции разбивается по определенной логической схе-ме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начи-нается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является докумен-том постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются 33

четкие формулировки со словами, имеющими рас-порядительное значение, типа «должен», «следует», «необходи-мо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (на-пример, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и органи-заций должны систематически анализировать, обобщать предложе-ния, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например, «Повторным пред-ложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении при-сваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регист-рационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...»).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно ру-ководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок вве-дения инструкции, перечисляются необходимые организацион-ные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать решение поставленных задач, получать максимальный эффект от деятельности организации. К таким документам относятся: приказ, распоряжение, указание, указ, постановление, решение.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, на-учным советом и т.д.

Распоряжение — акт управления государственного органа, име-ющий властный характер, изданный в рамках присвоенной долж-ностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это рас-поряжение адресовано.Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длитель-ного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министер-ства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предо-ставленных им законами Российской Федерации.

Указание — распорядительный документ, издаваемый мини-стерствами, ведомствами, организациями преимущественно по воп-росам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководите-лем своим заместителям или руководителям подразделений в пре-делах их компетенции. Подготовка и оформление указаний прово-дятся в соответствии с установленным порядком подготовки и офор-мления приказов.

Приказ—правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организа-ций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нор-мативным актом управления, содержащим нормы права, реализую-щие определенные сферы общественных

отношений, и актом приме-нения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распоряди-тельного документа, применяемого в практике управления. Он из-дается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреж-дений или их структурных подразделений, утверждения положе-ний, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. По-средством приказа руководитель ставит перед работниками основ-ные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчи-ненности.

Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот ли иной способ действия. К таким документам относятся: деловое письмо, протокол, докладная записка, предложение, представление, объяснительная записка, заявление, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень и другие.

Справка — это документ, содержащий описание и подтвержде-ние тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и вы-даваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удос-товерения того или иного юридического факта. Более многочис-ленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и рабо-ты, о занимаемой должности, заработной плате, месте прожива-ния, наличии

иждивенцев и т.п.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы-полненной работе, а также содержащий выводы и предложения со-ставителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной док-ладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место фак-ты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Объяснительная записка—это документ, поясняющий содержа-ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, про-екта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровож-дающие основной документ и поясняющие содержание его отдель-ных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедитель-ным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с вос-произведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Акт—документ, составленный несколькими лицами и подтвер-ждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и

назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдель-ных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Так как современное состояние документальной среды связано с развитием информаци-онных технологий. Большое значение в современном управлении приобре-тают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе дейст-вующего законодательства и других правовых норм оперативность фикса-ции, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хра-нения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом всех требований. Управление документами в современных условиях - сложная организационно-техническая задача. Без решения данной задачи в области управления документооборотом организации может воцариться настоящий хаос. Потеря документов, затягивание согласования - эти и многие другие отрицательные последствия неграмотного управления документами можно избежать, внедрив корпоративную систему электронного управления документами (СЭД). Поэтому новое значение в управленческое деятельности приобретает электронный документ - это совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе и/или передаваемых по электронным каналам связи с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора. Электронный документ может создаваться на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождаться в процессе информационного взаимодействия сторон без каких-либо прообразов.

Заключение

Деятельность любого предприятия не может осуществляться без документации. Правильное составление, использование, передача и хранение информации в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами способствует эффективной работе предприятия и достижению поставленных задач и целей. Управленческие (организационно-распорядительные) документы координируют деятельность любой организации и обеспечивают реализацию поставленных задач. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку-ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж-дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст-вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля-ются основанием для принятия управленческих решений, слу-жат доказательством их исполнения и источником для обобще-ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. В ходе курсовой работы было определено понятие «документ», «управленческий документ»,электронный документ. Рассмотрена классификация и управленческих документов и их эволюция на разных исторических этапах истории России.

Список использованных источников

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
Кушнаренко Н.Н Документоведение: учебник К.;Знания,2008
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов»
Белов В.К. История делопроизводства и секретарского дела - М., 2005.
Басков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник. - Ростов н/Д: Феникс, 2007.
Варламов Н.Б. История развития нормативно-методической базы ДОУ - СПб., 2004.
Сокова А.Н. // Делопроизводство №2/2004 - С.4-7

11. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов /Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.

Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие /Под ред. Ю.Д. Бахтеева. - Пенза: ПГУ, 2003.
1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение

управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999..

Ларьков Н.С.Документоведение: учебное пособие ч.1 АСТ,2006
Космотаров М. Н // Секретарское дело №4/2001- С.28-32
Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2003 - №2.
Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.

18. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.

19. Кузнецова Т.В. Специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" (введение в специальность) // Делопроизводство.№1/2002 .с 16-19 .

Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М., 2009.

21. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (делопроизводство). — СПб.: Питер, 2007.

Быкова Т.А, Вялова Л.М, Санкина Л.В Делопроизводств

Управленческие решения принимаются на основе сбора, обработки и анализа информации. Достоверность, актуальность и полнота информации является важнейшим условием эффективности управления, залогом качества управленческих решений. Документ является одним из основных способов представления информации. Можно сказать, что документ является средством принятия управленческих решений, а для эффективного использования этого средства необходимо обеспечить максимальную автоматизацию жизненного цикла документа с одновременным соблюдением требований безопасности информации.

Документы являются носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Это находит отражение в определении документа, приведенном в законе от 20.02.1995 г., № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации": "документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

Объектом управления в делопроизводстве являются официальные документы. В литературе предлагается большое количество классификаций документов. Так, в системе документационного обеспечения управления существуют следующие классы документов:

Управленческие;

Научные;

Технические;

Технологические;

Производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Они обеспечивают управляемость объектов внутри организации и являются основным предметом делопроизводства.

В состав управленческой документации входят следующие виды документов:

Организационно-распорядительные;

Информационно-справочные;

По личному составу;

Плановые;

Отчетные.

Как известно, документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. Термин документационное обеспечение управления (ДОУ) возник в связи с внедрением компьютерных технологий в сферу работы с документами.

Поскольку в системе делопроизводства объектом управления является документ, всевозможные этапы его обработки одновременно описывают задачи делопроизводства. При этом, если рассматривать документ вообще, вне какой-либо классификации то соответствующие задачи формируют его жизненный цикл: составление проекта документа, согласование проекта документа, регистрация документа, рассмотрение руководителем, контроль исполнения документа, формирование номенклатур дел, текущее хранение и использование, передача на архивное хранение.

Любая задача делопроизводства, в конечном итоге, выполняется для обеспечения:

Качественного представления информации в документе;

Своевременного исполнения документа.

На основании этого разделения в системе делопроизводства выделяют две подсистемы - документирования и организации работы с документами.

Восприятие информации, содержащейся в документе, зависит от качества ее изложения, которое достигается исполнением правил подсистемы документирования, включающей требования к стилю изложения, подготовке проекта документа, его оформлению, согласованию.

Одной из задач подсистемы документирования является оптимизация состава и формы документов, например, для стандартизации технологии решения и формы представления информации в повторяющихся управленческих задачах. Унификация состава и форм документов снижает затраты на их обработку.

Подсистема организации работы с документами должна обеспечивать своевременность исполнения документов, когда документ, требующий исполнения незамедлительно передается сотруднику, а сотрудник заинтересован в его исполнении в срок.

Необычайно актуальной является проблема увеличения количества документов, особенно электронных.

Среди объективных причин роста количества документов, связанных с естественным развитием и изменением состояния организаций, следует отметить следующие:

Создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей и т.д.;

Внедрение компьютерной техники, облегчающей возможность тиражирования;

Свойство документации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это характерно для материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное или некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению дополнительных документов: напоминаний, претензий и т.д.

Согласно правилам делопроизводства движение большинства управленческих документов начинается только после их регистрации, позволяющей осуществлять поиск, учет и контроль исполнения документов. Следующее назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

При регистрации на документ заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК), в реквизиты которой вносятся данные: автор, вид, дата, индекс документа, заголовок или краткое содержание документа, резолюция, срок исполнения и др. Регистрация производится децентрализовано, но на основе единой системы и всеобщей доступности регистрационных данных с соблюдением положений конфиденциальности информации.

В РКК заносится информация о любых действиях, производимых над документом, например, последовательность передачи документа между исполнителями. Это позволяет снизить вероятность его утери. Регистрационно-контрольная карточка или ее дубликат (контрольная форма) служит техническим средством контроля исполнения, который в отечественной системе делопроизводства является стимулом для своевременного исполнения документа. Его осуществляют служба ДОУ или любой назначенный руководством сотрудник. Зачастую, они не принимают участия в исполнении контролируемого ими документа и не разбираются в той области деятельности, которую затрагивает документ. То есть контролирующие органы осуществляют формальный контроль сроков исполнения. Контрольные формы группируются в специальные картотеки. При этом, независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы в таких картотеках классифицируются по срокам исполнения.

Независимо от места контрольной службы в структуре организации, информация о результатах контроля исполнения конкретных документов направляется руководителям, установившим необходимость контроля. Таким образом, работа контролера сводится к периодическому просмотру контрольных форм, напоминанию исполнителям о близости сроков исполнения, докладу руководству о нарушении сроков.

Можно сделать вывод о том, что, принципиально, систему делопроизводства составляют три субъекта:

1. Руководитель. Функция руководителя состоит в принятии управленческих решений и организации работы сотрудников для достижения главных целей предприятия. Руководитель использует документы как источник информации для принятия управленческих решений и средство для организации функционирования предприятия. Типичная роль руководителя по отношению к работе с документами - инициатор документооборота.

2. Сотрудник (исполнитель). Главным для него является решение конкретных задач, входящих в круг основных обязанностей. В части работы с документами занимается подготовкой, оформлением, согласованием документов, порождаемых выполнением этих задач или сопутствующих ему. То есть основные работы с документами, проводимые исполнителем, связаны с документированием. Кроме этого, исполнитель является участником документооборота.

3. Служба ДОУ. Главной для службы является работа с документами, что определяет ее функции и задачи. Она обеспечивает функционирование системы делопроизводства, в частности подсистемы документооборота, то есть организует движение и хранение информации - создает информационную систему предприятия. Интересно, что, зачастую, именно данное подразделение, уполномоченное вести контроль исполнения документов, обеспечивает для исполнителя - связь с его руководителем, для руководителя - однуиз его функций по управлению. То есть в отечественной системе делопроизводства исполнитель при решении своей профессиональной задачи должен взаимодействовать и с службой ДОУ. Это составляет особенность российского делопроизводства и определяет различия в организации работы с документами в России и на Западе.

В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются руководителю, который формирует соответствующее Зшравленческое решение, отражаемое в резолюции. Это решение постепенно спускается по инстанциям - до конкретных исполнителей все более легализируясь. Исполнение документа связано с передачей оригинала документа или его копии одним должностным лицом другому. Любое действие над документом фиксируется соответствующими службами и сотрудниками путем внесения записей в его регистрационную карточку или регистрационный журнал. С момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до списания документа в архив. Когда возникает необходимость о получении справки о состоянии дел, следует обращение к картотеке, находятся соответствующие карточки документов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о степени исполнения документов (осуществляется контроль исполнения документов).

Западный подход к управлению документами характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Например, входящий документ без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. При такой организации централизованно отследить обработку документов еще сложнее, однако этой необходимости не возникает, поскольку выполнение функций регистрации и контроля исполнения доверено сотруднику, который самостоятельно заботится о хранении, организации эффективной информационно-поисковой системы для обеспечения доступности направляемых ему документов, а также их защите.

Западный служащий оперирует вопросами, проблемами. Он решает конкретную задачу, в соответствие которой может быть поставлена совокупность документов. Спектр задач определяется полномочиями сотрудника и четко известен. Ответственность за работу сотрудника со своими документами лежит только на нем. Автоматизация работы с документами также имеет свою специфику. Она осуществляется относительно конкретного сотрудника и состоит в автоматизации его рабочего места. Единая система управления документами строится, таким образом, из "кирпичиков" автоматизированных рабочих мест, созданных на основе программной системы управления документами, обеспечивающей всем пользователям единую идеологию работы с документами и одинаковый интерфейс.

В России делопроизводство - это целая система, регламентирующая работу с документами, поэтому документу, вообще, придается большее значение. Отличительными особенностями российской модели, как уже отмечалось, являются обязательность регистрации документов и распределенный контроль исполнения. Первая особенность определяет возникновение двух информационных потоков при исполнении документа. Первый поток связан с движением информации, зафиксированной в документе, который проходит по этапам своего жизненного цикла: регистрируется в службе ДОУ, направляется руководителю для вынесения резолюции, поступает исполнителям, списывается в дело и др.

Второй поток включает информацию о том, что происходит с документом в течение его жизненного цикла и связан с регистрационной карточкой, в которую вносятся: значения реквизитов, запись о вынесении резолюции, данные по исполнению документа, запись о списании документа в дело и т.д. Фиксация информации в РКК позволяет снизить вероятность утери документа.

Теоретически оба потока должны протекать параллельно, то есть при осуществлении любого действия над документом (первый поток) информация об этом должна синхронно вноситься в его РКК (второй поток). Практически такая одновременность труднодостижима и регистрационная карточка, как правило, отражает историю документа, а не то, что с ним происходит в настоящий момент.

В связи с усложнением процедуры обработки документов возникает ряд проблем. Одна из них - противоречие между контролем исполнения и процессом исполнения документов. Контроль исполнения осуществляется по формальным признакам и проводится централизованно. Исполнение документа - это процесс децентрализованный по сути, поскольку он, зачастую, содержит элемент творчества, то есть процесс исполнения формализовать нельзя. При этом, в промежутках между контрольными сроками, только исполнителю известно, что происходит с документом. Ситуация осложняется, если документ "путешествует" по подразделениям предприятия или передается между сотрудниками одного подразделения. Добавляется проблема фиксации информации в РКК документа и регистрационных журналах подразделений. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в организации в реальном масштабе времени, ведь это требует огромных трудозатрат на оперативное сведение соответствующей информации.

Недостатки делопроизводства могут быть связаны с пренебрежением требованиями и рекомендациями государственных органов, занимающихся исследованиями в области организации работы с документами. С другой стороны, "сфера документации в современных условиях страдает многими недостатками, которые выражаются в невысоком качестве работы с документами, несовершенстве действующей системы управления документацией, отставании документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, отсутствии единых требований к документообороту по "вертикали" и "горизонтали" государственного управления.

Некоторые ограничения эффективности традиционного делопроизводства заложены в самой природе носителя информации - бумажном документе. Отмечаются следующие проблемы, связанные с использованием бумажных документов:

1. Экспоненциальный рост количества бумажных документов. Выше были приведены причины этого роста.

2. Трудности поиска необходимых документов. По оценкам специалистов на поиск затрачивается до 30% рабочего времени сотрудников учреждения, при этом гарантия нахождения нужного документа отсутствует, до 10% документов теряются безвозвратно и создаются заново. Трудности поиска порождают проблему дублированности документов там, где это не является необходимым.

3. Негибкая схема формирования и редактирования текстов документов.

4. Большой срок между подготовкой документа и его публикацией.

5. Трудность тиражирования документов (особенно это касается сложных в полиграфическом исполнении документов).

6. Отсутствие возможности звуковых и видеовставок.

Средством решения проблем делопроизводства является использование компьютерных технологий, в частности, внедрение систем управления документами. Именно компьютерные системы способны управлять растущим объемом информации, они создают принципиально новую технологическую среду для эффективного управления документооборотом. Пахомов Е.В.

Если вы заинтересованы воспользоваться нашими услугами, обращайтесь – мы вам обязательно поможем!

Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба» Дипломная работа

Краткий справочник по фондам центра документации общественных организаций

В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" закреплено следующее определение поня-тия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Последние

Это нужно знать